Talent do tworzenia dobrych prezentacji nie jest wrodzonym darem, lecz nabytą umiejętnością pomysłowego korzystania z dostępnych narzędzi. Dobrze przygotowane slajdy pomogą mówcy wyróżnić się podczas prelekcji i sięgnąć po wyznaczone cele. Jakie są podstawowe błędy podczas przygotowania prezentacji? Czego unikać, aby powstrzymać powiew znużenia i braku zainteresowania podczas wykładu?

Prezentacje biznesowe są codziennością dla większości organizacji. Na liście korporacyjnej rutyny plasują się w ścisłej czołówce, zaraz po dziesiątkach spotkań i mitingów. Ich tworzenie bywa koszmarem niejednego pracownika, który spina się i męczy na myśl o zilustrowaniu swojego wystąpienia slajdami. Z drugiej strony są ci, którym przygotowanie prezentacji nie straszne, więc przyjmują je ze zobojętnieniem lub pobłażaniem. Traktują tę czynność na równi z oddychaniem: “Wszyscy potrafimy oddychać, więc wszyscy potrafimy przygotować prezentację – w czym problem?”. W tym, że nieprawidłowe oddychanie powoduje złe samopoczucie, zwiększa stres, zmniejszając wydolność organizmu. Podobnie na organizm firmy wpływają źle poprowadzone spotkania z bezrefleksyjnie przygotowanymi prezentacjami. Przynoszą wymierne straty finansowe, zamykają drzwi do sukcesu usług, towarów, do powodzenia w sprzedaniu wizji, wartości, potencjału. O stratach w kategoriach czysto estetycznych nie wspominając…

Odpowiedź na pytanie o przepis na dobre prezentacje warto zacząć od wyliczenia (i unikania) podstawowych błędów, które sprawiają, że slajdy towarzyszące przemówieniu nie tylko nie przyniosą pożądanych efektów, ale i poważnie zaszkodzą interesom reprezentowanej przez mówcę firmy.

1. Konformizm i rutyna

Jeżeli odpowiedzią na pytanie: “Dlaczego właściwie tworzę tę prezentację?” brzmi “Bo trzeba”, “Bo to polecenie ‘z góry’”, “Bo tak się robi”, oznacza to, że być może właśnie stoisz na drodze do kiepskiej prezentacji. Brak 100% przekonania, że te slajdy są ci niezbędne, prowadzą do nudnej, sztampowej prezentacji, podczas której będziesz starał się udawać, że nie czytasz treści slajdów oraz że nie zauważasz ziewających ostentacyjnie słuchaczy. 88% uczestniczących w spotkaniach biznesowych partnerów woli rozmowę wspartą logicznymi materiałami, niż przydługą, nic nie wnoszącą prezentacją. Zamiast rutynowego klecenia kolejnej ‘prezki’, pomyśl o innej atrakcyjnej formie wspomagającej komunikat twojej prelekcji. Może ciekawie przygotowany konspekt i kilka grafik na flipcharcie wystarczy, by dotrzeć do słuchacza?

2. Brak jasno określonego celu

Czas na kolejne pytania, odpowiedzi na które uchronić mogą przed błądzeniem wśród kiepskich slajdów. “Dlaczego mam przygotować tę prezentację?”, “Jaką ma przyjąć formę?” oraz “Co powiem, prezentując slajdy?”. Odpowiedź na pierwsze pytanie jest zasadnicza. Bo co z tego, że “Szef kazał”? – mimo iż wydaje się to być ‘najważniejsza motywacja pod Słońcem’, nie jest w tym przypadku wystarczająca. Powód nie może być zewnątrzsterowny. Bo jak tworzyć prezentację, bez wiedzy, co ma zdziałać, jakiej zmiany dokonać w odbiorcy, do jakich czynności go przekonać. Dopiero gdy to jest jasne, można zastanowić się nad formą – “Jak?” (w zależności od profilu widowni) oraz treścią- “Co?”.

3. Masa (krytyczna) tekstu

Kolejny zgrzyt, to właśnie kwestia “Jak powiedzieć?”. A wynika (paradoksalnie) z tego, że dokładnie wiemy, co chcemy przekazać. A że zazwyczaj trudno jest przefiltrować informacje ważne i ważniejsze, kończy się na najbardziej wyeksploatowanej, ale i najbardziej niedoskonałej formie: slajdzie z dużą ilością tekstu. Gwoździem do tej trumny jest jeszcze fakt, że treść na slajdach pokrywa się z treścią prelekcji. To najczarniejszy ze scenariuszy: wykład ze slajdów czyta i mówca, i słuchacz… W głowach zgromadzonych niechybnie rodzi się pytanie: “Hej, a tak właściwie, to można było to wrzucić w maila i mieć wolne popołudnie!”. Slajdy to nie dokumenty tekstowe z treścią wykładu, lecz wsparcie, tło ilustrujące przekaz prelegenta, który ma przekonać z ich pomocą słuchaczy do swoich idei.

4. Niejasna struktura

Pragnąc przedstawić większą ilość materiału, warto pomóc widzowi w odnalezieniu się wśród slajdów. Ponumerowanie ich to za mało. Postaw na sprawdzoną strukturę, dzieląc prezentację na wstęp, rozwinięcie i podsumowanie. I pamiętaj: umieszczaj jedną myśl na jednym slajdzie. Materiał podzielony na kilka bloków możesz podkreślić kluczami graficznymi: kolorem czy ikoną. Masz wówczas pewność, że twój rozmówca będzie wiedział, w jakiej części tematu się znajduje, nawet gdy na chwilę zajmie myśli czymś innym.

5. Brzydko, nudno, wszędzie tak samo

Nijakość formatek do tworzenia prezentacji to bolączka korporacyjnej rzeczywistości. Bazowanie na podobnych lub nawet identycznych szablonach to recepta na nudne, pozornie “takie same” prezentacje, których w rezultacie nikt nie obdarzy szczyptą uwagi (“A to nie to samo, co było dwa dni temu?”). Formatki krążące po firmie często są przestarzałe, nie uwzględniają najnowszych trendów w dziedzinie psychologii percepcji, kogniwistyki czy designu. Są mało elastyczne jeśli chodzi o możliwości edytowania, używania grafik, zdjęć, filmików, etc. Czym grozi korzystanie z “pracowej” formatki? Kolejną nudną prezentacją, opierającą się na hasłach formułowanych od bulletów, które w tym przypadku mogą nieść absolutnie realne zagrożenie – zabić nudą.

Piotr Bucki Autor artykułu jest trenerem w firmie nowekompetencje.pl specjalizującej się w szkoleniach dedykowanych, audytach eksperckich i usługach doradczych z zakresu zarządzania firmą i marką, merketingu, e-commerce i HR.