Jak profesjonalnie zorganizować międzynarodową konferencję

English dictionary app in a mobile phone. Office stuff.

Duże konferencje międzynarodowe to często ogromne przedsięwzięcia, które planuje się na wiele miesięcy przed ich terminem. Pracy jest ogrom. Od przygotowania listy gości, zaproszeń, przebiegu wydarzeń, cateringu i sali organizatorzy takich wydarzeń mają pełne ręce roboty. Przygotowując duże wydarzenie, na którym obecni będę prelegenci oraz goście z różnych krajów należy bardzo dużą uwagę poświęcić odpowiedniej oprawie tłumaczeniowej. Bez tego nawet najbardziej profesjonalna obsługa eventowa nie zapewni płynnego przebiegu konferencji.

Tłumaczenie to temat, który pojawia się już na początku przygotowań do tego rodzaju eventów. Często już na etapie przygotowań potrzebna jest pomoc tłumaczy. Zaproszenia i inne materiały trzeba przecież przygotować w językach ich odbiorców. Nawet jeśli decydujemy się na użycie wyłącznie np. języka angielskiego dobrze jest skonsultować treść przygotowywanych samodzielnie materiałów. Jeśli później zwrócimy się po pomoc do biura tłumaczeń materiały mogą być niespójne terminologicznie. To wprowadza niepotrzebny chaos i nieporozumienia choćby między prelegentami, a organizatorami.

Wybór odpowiedniego miejsca

Dziś większość sal konferencyjnych spełnia warunki potrzebne do wykonywania tłumaczeń ustnych. Tłumaczenia symultaniczne wymagają np. specjalistycznego sprzętu, który potrzebuje odpowiedniego miejsca na sali oraz specjalnych urządzeń. Mogą one być dostępne od razu na sali lub są zapewniane przez biuro tłumaczeń.

Jeśli organizujemy wydarzenie, w którym udział weźmie wiele osób z różnych krajów to zdecydowanie najlepszym możliwym rozwiązaniem jest zapewnienie tłumaczenia symultanicznego.

Na czym polega tłumaczenie symultaniczne?

Takie tłumaczenie ustne cechuje przede wszystkim ogromna oszczędność czasu. Jest ono bowiem wykonywane zupełnie na bieżąco. Opóźnienie w przekazie tłumaczenia w stosunku do wypowiadanego oryginału to najczęściej tylko kilka słów czy jedno zdanie. To rodzaj tłumaczenia, który pozwala w pełni uczestniczyć w wystąpieniu każdemu obecnemu uczestnikowi.

Dzięki zapewnieniu specjalistycznego sprzętu możemy wykonywać nawet kilkanaście tłumaczeń jednocześnie. Tak też dzieje się np. podczas dużych wystąpień w siedzibie ONZ czy w instytucjach Unii Europejskiej. Tłumacze zajmują miejsca w kabinach tłumaczeniowych. Pracują po dwie osoby do każdej pary językowej – ponieważ takie tłumaczenie ustne jest wyjątkowo intensywne. Stres, tempo i duży wysiłek także fizyczny, wymusza częste nawet 15 minutowe zmiany osoby, która wykonuje przekład.

Te wszystkie czynniki sprawiają, że jest to także najbardziej kosztowna forma tłumaczenia. Potrzebny jest odpowiedni sprzęt, para tłumaczy i ich doskonałe umiejętności oraz doświadczenie.

Tłumaczenie ustne – jak się przygotować jako klient?

Ważnym dla zachowania odpowiedniej jakości takiego przekładu jest także przygotowanie się ze strony klienta. Tłumacze oczywiście posiadają potrzebną wiedzę w odpowiedniej specjalizacji, ale jeśli możliwe jest dostarczenie im materiałów poglądowych, to należy to koniecznie zrobić. Bardzo przydatne mogą być broszury dotyczące branży, treści ze stron internetowych, ulotki, prezentacje czy po prostu zapis przemówienia. Tłumacz nie uczy się niczego na pamięć, ale dzięki zapoznaniu się z treścią będzie pracował spokojniej i płynniej, bo nic go nie zaskoczy. Czasem zdarza się, że prelegenci nagle w trakcie wypowiedzi wtrącają anegdotę niezwiązaną z tematyką konferencji. Jeśli tłumacz będzie o tym uprzedzony bez problemu poprowadzi płynny przekład.

Jeśli organizujemy konferencję z wieloma prelegentami z różnych krajów, oraz zapraszamy wielojęzycznych gości to zazwyczaj organizacja takiego wydarzenia trwa miesiącami. Nie warto zostawiać ustaleń z biurem tłumaczeń na sam koniec. Tłumaczenia ustne to trudna i bardzo wymagająca dziedzina przekładu. Na rynku jest wielu sprawnych specjalistów, których grafiki zazwyczaj są pełne. Warto zarezerwować ich czas by zapewnić sobie i uczestnikom konferencji najlepszą możliwą jakość. Jeśli dodatkowo mamy do czynienia z bardzo specyficzną tematyką to wcześniejsza rezerwacja tłumaczy jest wręcz konieczna. Na wyspecjalizowane konferencje biura tłumaczeń poszukują odpowiednich osób, a ich poszukiwania mogą sięgać nawet zagranicy.

Organizacja tłumaczenia dla międzynarodowej konferencji bywa pracą tak samo skomplikowaną i intensywną jak organizacja samego wydarzenia. Biorą w niej udział nie tylko klient i biuro tłumaczeń, ale także technicy, konsultanci i tłumacze, którzy do dużych wydarzeń przygotowują się na długo przed ich datą. Im więcej czasu damy sobie i wszystkim osobom, które będą pracowały przy obsłudze takiego eventu tym większy komfort zapewnimy naszym gościom.

Artykuł pod redakcją Biura Tłumaczeń Summa Linguae S.A.

Przeczytaj również inne ciekawe artykuły:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>