Jak przechowywać poufne dokumenty w firmie?

rs-safe20_in_office

Prowadzenie firmy wiąże się nie tylko z nieustannym rozwijaniem biznesu, ale również koniecznością gromadzenia i przechowywania sporej ilości dokumentacji. W niektórych branżach oprócz dokumentów księgowych czy kadrowych funkcjonuje wiele innych wartościowych papierów, które należy odpowiednio przechowywać.

W wielu firmach w wewnętrznym obiegu lub do dyspozycji jedynie kilku osób są dokumenty poufne, które nie powinny być dostępne dla większego grona odbiorców. Należy je przechowywać tak, by osoby z zewnątrz i nikt nie powołany nie miał do nich dostępu. Warto więc zainwestować w odpowiednie miejsca do przechowywania.

Pomieszczenia z wstępem tylko dla wybranych

Dokumenty poufne w firmie powinny być przechowywane w jednym, oddzielnym pomieszczeniu. Może to być na przykład zamykany na klucz gabinet właściciela lub osobne pomieszczenie, do którego wstęp mają jedynie osoby upoważnione. W takim pomieszczeniu warto zainwestować w dobrej jakości sejf, w którym będzie można schować dokumenty i mieć pewność, że są bezpieczne.

Dobrze zaplanuj umiejscowienie sejfu

Wybierając sejfy do przechowywania dokumentów warto zwracać uwagę na kilka czynników. Przede wszystkim ważny jest rozmiar sejfu – powinien być on uzależniony od tego, co chcemy w nim przechowywać. W niektórych firmach doskonale sprawdzą się niewielkich rozmiarów sejfy, w innych konieczne będą o wiele większe. Dobrze jest również zaplanować, o ile to możliwe, umieszczenie sejfu już na etapie powstawania budynków. Bardzo dobrym rozwiązaniem są bowiem sejfy umieszczane w ścianie. W ten sposób zajmują niewiele miejsca, a jednocześnie można je odpowiednio ukryć, aby nie kusiły oczu osób niepowołanych. W wielu firmach na porządku dziennym jest umieszczanie sejfów pod obrazami, meblami czy nawet w szafach.

Zamek na kluczyk lub elektroniczny

Kupując sejf należy również zwrócić uwagę na zamek. Nowoczesne sejfy oferowane dziś przez solidnych producentów wyposażone są w różnego rodzaju rozwiązania zabezpieczające. Najczęściej wybieranym modelem zamków są typowe zamki na kluczyk, jednak w ostatnim czasie rośnie również zainteresowanie sejfami wyposażonymi w zamek elektroniczny, który otwiera się po wpisaniu specjalnego kodu. Niektóre bardziej nowoczesne zamki umożliwiają nawet sprawdzenie, kiedy i kto otwierał dany sejf. Dzięki temu możliwa jest jeszcze pełniejsza kontrola nad dokumentami poufnymi.

Kupuj u solidnego sprzedawcy

Dobre sejfy do firmy to inwestycja na długie lata w pewność i bezpieczeństwo wszystkich dokumentów. Dlatego też wybierając sejf warto skierować uwagę wyłącznie na ofertę renomowanych producentów. Szeroki wybór sejfów można znaleźć na https://sejfnet.pl/. Są one dostosowane do potrzeb różnych użytkowników, mają różne rozmiary, pojemności oraz rodzaje zamków. Wszystkie sejfy posiadają również wszelkie niezbędne certyfikaty i atesty, które poświadczają, że parametry sejfu i wszystkie zabezpieczenia są zgodne z restrykcyjnymi europejskimi normami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *