Organizacja firmowej konferencji to spore wyzwanie, które wymaga przede wszystkim dobrego i sprawnego planowania. Dobrze zorganizowana konferencja działa pozytywnie wizerunkowo zarówno wewnątrz firmy, jak i w jej zewnętrznym otoczeniu biznesowym. Podpowiadamy, na jakie kwestie należy zwrócić uwagę, aby całe wydarzenie można było zaliczyć do udanych.

1. Wybór miejsca na konferencję

Miejsce, w którym odbywa się konferencja ma ogromne znaczenie. Przede wszystkim, powinno znajdować się w wygodnej lokalizacji z dobrym dojazdem. Podczas gdy jedne firmy decydują się na wynajęcie centrów konferencyjnych w środku dużych miast, inne stawiają przede wszystkim na eleganckie hotele czy pensjonaty położone z dala od miasta. Ta druga opcja najlepiej sprawdza się w sytuacji, gdy konferencja trwa dwa dni lub dłużej. Dzięki temu jej uczestnicy mają możliwość spędzania czasu wolnego na ciekawych i atrakcyjnych zajęciach.

2. Nagłośnienie wydarzenia

Bez względu na to, czy konferencja odbywa się na mniejszą czy większą skalę, bardzo duże znaczenie ma poziom dźwięku w sali o właściwe nagłośnienie. Najczęściej bowiem nie da się przeprowadzić takiego wydarzenia bez głośników czy mikrofonów. Nagłośnienie konferencji warto dopasować do indywidualnych potrzeb, przede wszystkim do wielkości sali konferencyjnej oraz ilości uczestników. Dobre nagłośnienie można wozić ze sobą lub też skorzystać z oferty specjalistycznych firm, któ®e zajmują się nagłośnieniem.

3. Obsługa multimedialna

Miejsce, w którym odbywać się będzie konferencja powinno być kompleksowo wyposażone we wszelki niezbędny sprzęt multimedialny – rzutniki, tablice elektroniczne, wyświetlacze oraz inne niezbędne elementy, które są potrzebne, aby zapewnić uczestnikom wygodę w trakcie wydarzenia. Warto już na etapie poszukiwania miejsca na konferencję wybierać takie ośrodki, które zapewniają kompleksowe wyposażenie. To lepsze rozwiązanie niż konieczność zabrania ze sobą na konferencję wszystkich sprzętów. Im lepiej wyposażona sala konferencyjna, tym większa pewność, że wszystko przebiegnie zgodnie z planem.

4. Właściwe oświetlenie

Duża sala konferencyjna, przystosowana do obsługi sporych konferencji nawet na kilkaset osób, powinna posiadać dobre oświetlenie, szczególnie to sztuczne. niektóre sale konferencyjne są całkowicie pozbawione światłą dziennego, tym bardziej wtedy należy zadbać o sztuczne źródła światła. Jeśli oświetlenie będzie zbyt słabe, w czasie wydarzenia, szczególnie dosyć długiego, atmosfera na sali może być nużąca i większość uczestników będzie skupiała się na tym, żeby nie zasnąć, a nie na słuchaniu osób prowadzących.

5. Odpowiednia liczba stołów, biurek i krzeseł

Aby konferencja była wygodna, należy zadbać o to, by każdy uczestnik miał wygodne krzesło i podręczny stolik, na którym może postawić laptopa czy położyć notatki. Już na etapie szukania sali konferencyjnej warto zwracać uwagę na to, na ile osób jest przystosowana. jeśli sala będzie zbyt mała, niektórzy uczestnicy konferencji mogą po prostu nie mieć gdzie siedzieć.