Co potrzebuje fleet manager w XXI wieku: doświadczenia czy systemu?

Rola fleet managera zmieniła się nieodwracalnie. Jeszcze dekadę temu odpowiedź na to pytanie wydawała się prosta: „Dobry fleet manager to ktoś, kto „czuje” flotę, wie, który kierowca ma tendencję do awarii, kiedy trzeba zaplanować przegląd, a kiedy lepiej nie wysyłać auta w daleką trasę.”. Dziś ta sama osoba ma na biurku (albo na ekranie) dziesiątki wskaźników, raporty z systemów telematycznych i alerty generowane automatycznie. Pytanie, czy w takiej rzeczywistości ważniejsze jest doświadczenie czy system?

Kim jest fleet manager i za co właściwie odpowiada?

Fleet manager to osoba odpowiedzialna za całościowe zarządzanie flotą pojazdów w firmie – od samochodów służbowych, przez dostawcze, po ciężarowe zestawy transportowe. Do jego zadań należy planowanie zakupów i wymiany pojazdów, nadzór nad przeglądami i naprawami, kontrola kosztów eksploatacji, dbanie o zgodność z przepisami (np. czasem pracy kierowców czy wymogami bezpieczeństwa) oraz koordynacja pracy kierowców i tras.

To stanowisko z natury łączy kompetencje techniczne, finansowe i menedżerskie. Fleet manager musi rozumieć, jak działa pojazd i kiedy grozi mu awaria, ale równie dobrze musi umieć rozliczyć koszty utrzymania floty i wykazać zarządowi, że inwestycja w nowe auta się opłaca. To właśnie ta wielowymiarowość sprawia, że trudno mówić o jednej uniwersalnej kompetencji, która czyni z kogoś dobrego fleet managera.

W praktyce oznacza to, że jeden dzień pracy fleet managera może wyglądać zupełnie inaczej niż następny. Rano może to być analiza raportu kosztów paliwa za poprzedni miesiąc, w południe rozmowa z kierowcą na temat trasy, która generuje niepotrzebne przestoje, a po południu negocjacje z serwisem lub dostawcą części. Ta różnorodność zadań sprawia, że stanowisko fleet managera trudno jest opisać jednym, wąskim zakresem obowiązków.  W rzeczywistości odpowiada on za cały cykl życia pojazdu w firmie – od momentu zakupu, przez codzienną eksploatację, aż po decyzję o wycofaniu go z floty.

Jak zmieniła się ta rola fleet managera, tj. od gaszenia pożarów do analizy danych

Klasyczny model pracy fleet managera przez wiele lat wyglądał podobnie – reagowanie nazgłoszenia. Awaria auta, wypadek, kierowca, który przekroczył limit godzin jazdy, faktura za paliwo wyższa niż zwykle – w każdym z tych przypadków fleet manager działał post factum, próbując ograniczyć szkody i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Doświadczenie było wtedy kluczowe, bo to ono pozwalało szybko rozpoznać powtarzający się problem i zareagować, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

Rozwój technologii telematycznych i systemów monitoringu GPS zmienił ten model pracy. Fleet manager przestał czekać na sygnał od kierowcy czy mechanika i zaczął mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym: lokalizacji pojazdów, stylu jazdy, przebiegów, a także szczegółowych informacji potrzebnych do kontroli zużycia paliwa.

Wraz z tym poszerzeniem dostępu do danych pojawiły się też nowe obowiązki, w tym konieczność odpowiedniego przetwarzania danych osobowych kierowców w zgodzie z RODO, co dodatkowo pokazuje, że rola fleet managera wykracza dziś poza czysto operacyjne kwestie. W efekcie fleet manager z osoby reagującej na problemy przekształcił się w analityka kosztów, ryzyka i bezpieczeństwa. Coraz częściej jego codzienna praca polega na interpretowaniu raportów, wychwytywaniu anomalii w danych (np. nietypowego wzrostu spalania na konkretnej trasie) i podejmowaniu decyzji na podstawie liczb, a nie tylko intuicji.

Zmienił się też horyzont czasowy pracy. Zamiast reagować na to, co już się stało, fleet manager coraz częściej próbuje przewidzieć, co się może wydarzyć, które auto wymaga przeglądu w najbliższym miesiącu, który kierowca jest w grupie podwyższonego ryzyka, gdzie w organizacji można jeszcze ograniczyć koszty.

Jakich kompetencji potrzebuje dziś fleet manager?

Zmiana charakteru pracy fleet managera przełożyła się też na zmianę oczekiwanych kompetencji. Oprócz wiedzy technicznej o pojazdach coraz większego znaczenia nabierają umiejętności analityczne i organizacyjne, między innymi:

• czytanie i interpretowanie raportów z systemów telematycznych oraz wyciąganie z nich praktycznych wniosków
• rozumienie podstaw ochrony danych osobowych w kontekście monitoringu pojazdów i pracy kierowców
• planowanie budżetu floty i argumentowanie decyzji inwestycyjnych liczbami, a nie tylko przeczuciem
• zarządzanie ryzykiem, od bezpieczeństwa kierowców, przez stan techniczny pojazdów, aż po zgodność z przepisami

Żadna z tych kompetencji nie zastępuje pozostałych.Działają najlepiej razem, tworząc zestaw umiejętności, którego jeszcze kilkanaście lat temu nie wymagano od osoby na tym stanowisku.

Doświadczenie czy system: czy to musi być wybór?

W tym miejscu warto zadać pytanie inaczej: „Czy doświadczenie i system w ogóle konkurują ze sobą, czy raczej się uzupełniają?”

System dostarcza dane, konkretne, zebrane automatycznie, trudne do podważenia. Bez niego fleet manager musiałby opierać decyzje na fragmentarycznych informacjach i przeczuciach, co przy flocie liczącej kilkadziesiąt czy kilkaset pojazdów po prostu nie jest skalowalne. Z drugiej strony sam system, nawet najbardziej rozbudowany, nie podejmuje decyzji, a wskazuje jedynie liczby i trendy. To wciąż człowiek musi zrozumieć kontekst: czy wzrost kosztów paliwa wynika z awarii, stylu jazdy kierowcy, czy może zmiany trasy, którą trudno wychwycić samym raportem.

Doświadczenie pozwala też zadawać systemowi właściwe pytania, tzn. wiedzieć, na które wskaźniki warto zwrócić uwagę, a które są szumem statystycznym. Bez tej wiedzy łatwo utonąć w danych, mając dostęp do dziesiątek raportów, ale nie wiedząc, co z nich faktycznie wynika dla organizacji.

Odpowiedź na pytanie z tytułu brzmi więc: „Fleet manager w XXI wieku potrzebuje obu tych elementów naraz, i to w coraz ściślejszym połączeniu. System bez doświadczonego człowieka, który umie odczytać dane w kontekście konkretnej firmy i konkretnej floty, generuje tylko liczby. Doświadczenie bez systemu, w skali, w jakiej działają dzisiejsze floty, po prostu nie wystarcza, by objąć wszystkie ryzyka, koszty i obowiązki regulacyjne.”

Można powiedzieć, że rola fleet managera ewoluowała z operacyjnej w analityczną właśnie dlatego, że oba te elementy i ludzka wiedza i technologia zaczęły działać razem, a nie zamiast siebie.

Artykuł został zweryfikowany pod kątem merytorycznym przez ekspertów z Nobelica Sp. z o.o. twórców web-sat – kompleksowej platformy do zarządzania flotą.