Harmonogram czasu pracy to szczegółowy plan i rozkład zajęć dla poszczególnego pracownika albo ich całej grupy. Powinno się w nim uwzględnić zarówno dni, jak i poszczególne godziny pracy, które mają obowiązywać w danym okresie. Ujmowane być powinny także dni wolne od pracy i urlopy wypoczynkowe.

Nie dla wszystkich

Harmonogram czasu pracy konstruuje się głównie w zakładach, gdzie godziny lub dni pracy są ruchome. Nie ma większej potrzeby sporządzania grafików, jeśli te są odgórnie ustalone przez pracodawcę i są stałe dla wszystkich. Tyczy się to głównie urzędów i biur. W halach produkcyjnych, gdzie występuje zmianowość czasu pracy i elastyczne godziny, jest to zabieg niezbędny, wynikający z Kodeksu Pracy.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik wystąpi o przyznanie indywidualnego, elastycznego czasu pracy. Taka sytuacja również zwalnia pracodawcę z określania harmonogramu. Podobnie jest z pracą w trybie zadaniowym, gdzie ilość przepracowanych godzin nie ma znaczenia, a liczy się tylko wykonanie określonej pracy w danym czasie. Jeśli cała grupa pracowników ma być objęta jednym grafikiem, nie ma potrzeby układania indywidualnych harmonogramów dla każdego z osobna, wystarczy jeden grupowy grafik.Taki dokument musi zostać sporządzony najpóźniej na miesiąc przed wprowadzeniem go w życie.

Pracownik natomiast musi się z nim zapoznać minimum na tydzień przed. Taki harmonogram musi zostać opracowany na przynajmniej miesiąc, choć może być i na dłużej. Pracodawcy jednak, wskazując na brak możliwości przewidywania niektórych wydarzeń, nie lubią wprowadzać dłuższych okresów. Dopuszcza się dwie metody rozprowadzania tej informacji – poprzez pocztę pisemną lub elektroniczną. Pierwsza polega na zwykłym dostarczaniu do rąk własnych, co pracownik powinien pokwitować podpisem. Drugi sposób jest prostszy, a wysłanego maila przyjmuje się za dostarczonego.

Uniknięcie nieporozumień

Można wskazać kilka powodów, dla których powinno się ustalać i stosować harmonogramy czasu pracy. Jednym z nich jest komfort pracownika. Jasny i czytelny grafik pomoże uniknąć ewentualnych nieporozumień i błędów. Każdy zatrudniony z góry wie, w jakie dni i godziny będzie musiał znajdować się w zakładzie pracy. Dlatego, przy przekazywaniu informacji, powinno się pokwitować dokument, co będzie znaczyło, że pracownik zapoznał się z grafikiem i go zaakceptował. Unika się w ten sposób problemu nierzetelnych pracowników, którzy notorycznie nie znają swojego harmonogramu.

To również najlepsza metoda na ustalanie nadgodzin oraz przestrzeganie dobowych i tygodniowych rytmów pracy. Ustalając taki harmonogram, należy przestrzegać minimalnego, nieprzerwanego czasu na odpoczynek. Z punktu widzenia pracodawcy, choć nie ma wymogu przechowywania takich dokumentów, to jest to zalecane, by w razie konieczności mieć dowód na faktyczną ilość przepracowanych przez pracownika godzin. Zamieszczenie informacji w formie tabel ułatwia organizację zarówno zatrudnionym, jak i zatrudniającemu.

Zmiany harmonogramu

Przepisy niestety nie regulują kwestii zmian i modyfikacji ustalonych już harmonogramów czasu pracy. Oczywiste jest, że mogą zdarzyć się sytuacje wyjątkowe, takie jak nieoczekiwany urlop lub zwolnienie kluczowego pracownika, którego brak wpływa na pracę całej reszty zatrudnionych. Jeśli grafik nie wszedł jeszcze w życie, przyjęte jest, że można go bez większych problemów modyfikować, o ile pracownicy otrzymają nowy dokument oraz potwierdzą jego przyjęcie. Bardziej problematyczne jest wprowadzanie zmian w już obowiązującym harmonogramie.

Dla bezpieczeństwa zarówno pracodawcy, jak i pracowników, warto uwzględnić taką możliwość od wewnątrz zakładowym regulaminie. Każda taka modyfikacja musi zostać ustalona i zaakceptowana przez wszystkich zainteresowanych. Takie sytuacje mogą dotyczyć jednak tylko i wyłącznie niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych. W przeciwnym wypadku, taki precedens może zostać zgłoszony do Państwowej Inspekcji Pracy. Możliwym jest także dokonywanie zmian między pracownikami, za ich obopólną zgodą.

Źródło:

• http://www.controlsys.pl – kontrola czasu pracy