Kodeks pracy zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Służy ona prawidłowemu ustaleniu należnego wynagrodzenia. Pracownik ma prawo wglądu do ewidencji na żądanie.
Ewidencja tradycyjna
Ewidencja czasu pracy prowadzona w formie karty musi zawierać informacje o czasie pracy, godzinach nadliczbowych, dniach wolnych, dyżurach, zmianach, urlopach, nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. W przypadku pracownika nieletniego konieczne jest wykazanie czasu pracy w ramach przygotowania zawodowego, przy pracach zabronionych młodocianym. Do ewidencji dołącza się wszelkie zwolnienia, wnioski o urlopy, zgody na wyjścia itp. Dokument może obejmować rozliczenie tygodniowe, miesięczne, kwartalne lub roczne. Do wypełnienia karty mogą być stosowane symbole zrozumiałe i czytelne dla pracownika oraz organów kontroli. Nie ma konieczności wpisywania do niej godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a tylko czasu. Lista obecności może być dokumentem uzupełniającym.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Karta ewidencji wymaga dużo pracy, dlatego korzystnym i zgodnym z prawem rozwiązaniem jest stosowanie elektronicznej jej wersji. System inewi.pl umożliwia dostęp z komputera, tabletu i telefonu. To aplikacja pozwalająca na generowanie raportów i zestawień. W każdej chwili mamy możliwość wydruku danych, potrzebnych w przypadku kontroli. Dokumenty przechowywane są w chmurze przez 3 lata, nawet po zakończeniu korzystania z systemu. Po okresie trzech lat roszczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się i nie ma potrzeby przechowywać dłużej ewidencji czasu pracy. Dzięki aplikacji pracownicy działu kadr mają znacznie mniej pracy. To także zmniejszenie papierologii w firmie. Dokumenty w każdej chwili są dostępne, ale nie muszą przy tym zajmować półek w firmie.
Prowadzenie ewidencji jest obowiązkiem pracodawcy, a za wykrycie nieprawidłowości grozi wysoka kara. System elektroniczny znacznie ułatwia zadanie.
Zapraszamy również do przeczytania bardzo ciekawego artykułu: Jak efektywnie prowadzić ewidencję czasu pracy?
