Dla wielu przedsiębiorców pojęcie „księgowość internetowa” w dalszym ciągu ma wiele znaków zapytania. Niemniej jednak sporo firm korzysta już z tego typu rozwiązań. Warto zatem przyjrzeć się bliżej i przeanalizować poszczególne funkcjonalności księgowości online.

Jak to działa?

W pierwszej kolejności musimy przedstawić zasadę działania całego systemu. Platform oferujących obsługę online jest wiele. Duże zróżnicowanie panuje również w zasadach działania systemu. Istotny jest jednak fakt, że wszystkie dokumenty, jakie przedsiębiorca wcześniej dostarczał do biura osobiście, teraz przesyła drogą elektroniczną. Można to robić na wiele sposobów. Jednym z rozwiązań jest skanowanie dokumentów i wysyłanie ich w formie załącznika do wiadomości mailowej. Niektóre platformy dają możliwość wprowadzania dokumentów w specjalnym panelu. Bardzo ciekawym i ergonomicznym rozwiązaniem jest zaimportowanie wszystkich faktur bezpośrednio z programu fakturującego. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi ani skanować ani przepisywać danych z faktur. Są one przesyłane automatycznie.

No dobrze, ale co dzieje się dalej z tymi dokumentami? Mogą być one weryfikowane przez księgowego lub po prostu są automatycznie zatwierdzane przez system. Na podstawie danych, jakie przedsiębiorca wprowadzi do systemu, generowane są deklaracje takie jak PIT-5, VAT-7 etc. Warto pamiętać, że duża odpowiedzialność spoczywa na osobie, które wprowadza dane z faktur do systemu. Ewentualne błędy mogą prowadzić do nieprawidłowych wartości w deklaracjach!

Oczywiście cała procedura odbywa się pod ścisłym nadzorem wykwalifikowanych księgowych.

Ciekawą informacją jest fakt, że przedsiębiorca, który korzysta z księgowości online, nie będzie musiał osobiście składać poszczególnych deklaracji w urzędach. Mogą one zostać wysłane automatycznie, drogą elektroniczną.

Kto na tym skorzysta?

Księgowość internetowa dedykowana jest przede wszystkim dla małych i średnich firm, które działają w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów. Jeśli mówimy o większych podmiotach, to w tym przypadku lepszym rozwiązaniem jest zazwyczaj zatrudnienie samodzielnego księgowego lub utworzenie specjalnego działu w firmie.

Platformy, w których opłata pobierana jest niezależnie od ilości wprowadzanych dokumentów, są najlepszym rozwiązaniem dla firm, które generują wiele faktur o niedużych wartościach. Tak naprawdę księgowość internetowa sprawdzi się również w przypadku firm, które generują małą liczbę dokumentów.

Co zyskujemy?

Skoro mamy wybrać zupełnie nowe rozwiązanie do naszej firmy, to przede wszystkim powinniśmy poznać jego korzyści. A jest ich całkiem sporo. Bardzo ważnym elementem jest oczywiście aspekt cenowy. Księgowość internetowa to usługa, która jest o wiele tańsza od tradycyjnego biura rachunkowego. Oczywiście oferta poszczególnych firm jest zróżnicowana, niemniej jednak pułap cenowy usług online jest dosyć atrakcyjny.

Na drugim miejscu należy wymienić oszczędność czasu. Dostęp do platformy z całą księgowością firmy mamy w zasadzie przez 24 godziny na dobę. Niezbędny do jej uruchomienia jest tylko komputer lub tablet z dostępem do internetu. Dzięki temu nie musimy umawiać się na spotkania w biurze rachunkowym. Również przesyłanie faktur ma w tym przypadku o wiele bardziej przystępną formę. Dokumenty zakupu i sprzedaży dostarczamy do biura rachunkowego bez wychodzenia z domu.

Nie można zapomnieć także o bezpieczeństwie. Korzystanie z rozwiązań online sprawia, że wszystkie dane (faktury, deklaracje etc.) przechowywane są w formie elektronicznej. W przypadku zniszczenia naszego „papierowego” archiwum – powódź, pożar, zdarzenie losowe – przywrócenie wszystkich danych trwa tak naprawdę tylko chwilę. Przechowując dokumenty wyłącznie w formie papierowej wiele ryzykujemy.

Księgowość internetowa to rozwiązanie stosunkowo „młode”, ale jednocześnie warte uwagi. Gwarantuje ono przedsiębiorcom bezpieczeństwo, wygodę a także spore oszczędności. Wydaje się zatem, że przed tego typu usługami rysuje się świetlana przyszłość.

Polecamy:
– Księgowość w firmie – samodzielnie czy z biurem rachunkowym?