Wszelkie przenosiny biura zaczynają się naprawdę ekscytująco. Wyobrażasz sobie gotowy produkt – wszyscy w Twojej firmie pracują i rozwijają się w nowym, doskonale zorganizowanym biurze.

Panika pojawia się, gdy zdajesz sobie sprawę, że musisz wymyślić, jak przygotować cały ten proces i jak to zorganizować wszystko w tym nowym biurze.

Przeprowadzki biurowe wiążą się z przytłaczającą liczbą dosłownych i figuratywnych ruchomych części. Oczywiście, musisz przenieść wszystkie rzeczy, ale musisz także wziąć pod uwagę szczęście pracowników, przejściowe przepływy pracy, reorganizację, okresy dostosowawcze i wiele więcej.

Nie martw się – przygotowaliśmy listę, która przygotuje Cię do poradzenia sobie z każdym aspektem przenoszenia Twojego biura.

Wiele z tych wskazówek pochodzi prosto od specjalistów wykonujących na co dzień przeprowadzki w krakowie. Gdy będziesz przeglądać tę listę, pamiętaj, aby robić to, co często uważa si,e za najważniejszą część procesu przenoszenia: oddychaj głęboko!

Faza: Planowanie

12 – 6 miesięcy przed przeprowadzką

1. Wybierz jedno miejsce, aby uporządkować notatki i przedmioty 

Najpierw sprawdź, gdzie i jak zorganizować wszystkie notatki, dokumenty, listy rzeczy do zrobienia i inne elementy związane z przeprowadzką. Centralizacja informacji uniemożliwi Ci rwanie sobie włosów z głowy w późniejszym czasie – gdy przypomnisz sobie, że masz w Google oś czasu a na niej listę rzeczy do zrobienia oraz listę odręcznych komentarzy pracowników w jednym ze swoich notesów, od razu będzie Ci łatwiej to wszystko zorganizować.

2. Uporządkuj kluczowe dokumenty.

Teraz użyj metody ustalonej w kroku pierwszym, aby organizować ważne dokumenty, w tym zapisy ubezpieczenia, umowy i inne zapisy. Jeśli nie masz jeszcze umów , możesz po prostu zrobić dla nich miejsce, co pomoże ci w późniejszym zorganizowaniu się.

3. Ogłoś przeprowadzkę.

Zaplanuj szczegółowy e-mail, segment newslettera, prezentację lub krótki film, aby poinformować pracowników o przeprowadzce. Ogłoszenie powinno być wyczerpujące, niezależnie od wybranego formatu. Komunikacja musi przekazać pracownikom wszystko, co powinni wiedzieć. W rzeczywistości im więcej detali wkładasz w komunikację, tym łatwiej będzie ci współpracować z pracownikami na wszystkich etapach ruchu w biurze.

Oto niektóre elementy, które należy uwzględnić w ogłoszeniu:

• Nowa nazwa i adres biura

• Data / daty przeprowadzki

• Najważniejsze cechy nowego biura

• Uzasadnienie – doskonały sposób na wyjaśnienie decyzji o przeprowadzce – a nawet na to, by zachęcić pracowników do niej).

Po wstępnym ogłoszeniu, będziesz chciał zaplanować sposób na rozmowę z pracownikami podczas przeprowadzki. Przejdź do kroku 4!

4. Rozmawiaj z pracownikami.

Po tym, jak ogłoszenie o przeprowadzce będzie wszystkim znane porozmawiaj z pracownikami, aby uzyskać ich opinie. Uzyskaj informacje zwrotne na temat aspektów przeniesienia lub nowego biura, które możesz rozsądnie kontrolować i pracować nad procesem planowania. To znacznie ułatwi cały proces.