Od 1 lipca urząd skarbowy zmieni system kontroli przedsiębiorstw na elektroniczny. Służyć temu ma tzw. Jednolity Plik Kontrolny (w skrócie JPK), za pośrednictwem którego firmy mają przekazywać dane pochodzące z ich ksiąg podatkowych. Wprowadzenie tego systemu wymusza jednak na przedsiębiorstwach konieczność posiadania narzędzi nie tylko do generowania pliku, lecz również do jego weryfikacji przed wysyłką do fiskusa. Co ciekawe, odsetek przedsiębiorstw, które posiadają wiedzę o nowym systemie wynosi ok. 70 procent, z czego 1/2 deklaruje, że nie jest przygotowana na wejście JPK.

Obowiązek przedstawiania informacji do kontroli w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego początkowo, tj. od 1 lipca tego roku, będzie dotyczył tylko dużych przedsiębiorstw, u których liczba zatrudnionych przekracza 250 osób, bądź których obrót wynosi ponad 50 milionów euro rocznie. Na małe i średnie firmy obowiązek ten zostanie nałożony za 2 lata, czyli od 1 lipca 2018 r., jednak w ich przypadku istnieje możliwość wprowadzenia JPK wcześniej, w zależności od ustaleń wewnątrz danej instytucji.

Rewolucja w systemach informatycznych firm

Założeniem nowej formy kontroli firm jest zobligowanie przedsiębiorstw do dostarczania danych na życzenie urzędu w postaci jednego dokumentu elektronicznego. Nowe wytyczne wymagają więc dostosowania systemu informatycznego, a także pewnych strukturalnych zmian w firmach. Specjaliści szacują, że zaadaptowanie do nowego systemu może zająć od 3 miesięcy do pół roku, stąd przedsiębiorstwa, które dopiero teraz rozpoczęły przystosowywanie się do zmian, mogą mieć problem, by na czas przygotować się do nowych przepisów. Kluczowa jest tutaj weryfikacja własnych systemów pod kątem kompletności dostarczanych informacji. Mowa tutaj o 400 obiektach danych, na których wprowadzenie musi pozwalać system. Ponadto bardzo ważna jest też możliwość weryfikacji tych informacji, nie tylko pod względem technicznym (informatycznym), ale zwłaszcza pod kątem merytorycznym. Sprawdzenie dokumentu JPK przed wysyłką do organu podatkowego wydaje się być skomplikowane, ze względu na ilość danych – w siedmiu plikach łącznie do wypełnienia jest przeszło 400 pól. Aby zobaczyć skalę złożoności tego problemu, wystarczy zestawić JPK np. z deklaracją VAT, w której należy wypełnić danymi ok. 40 pól.

Nie tylko testy techniczne

Potrzebę sprawdzenia dokumentu przed przekazaniem go do fiskusa zgłaszają sami przedsiębiorcy. Chociaż resort finansów zadeklarował, że udostępni platformę do testowania, to jej funkcjonalności nie będą pozwalały na sprawdzenie danych od strony merytorycznej, a jedynie pod kątem poprawności dokumentu JPK. Aby przeprowadzić taką weryfikację, będzie trzeba sięgnąć po dodatkowe narzędzia jak np. platforma Sage e-Audytor, stworzona przez firmy Sage i PwC, w której nie tylko można przetworzyć wygenerowany plik JPK w formacie .xml, ale również ocenić jego wartość merytoryczną. Pozwoli to w maksymalnym stopniu uniknąć pomyłek, a co za tym idzie – ewentualnych kar nałożonych przez organy podatkowe za udostępnianie niepoprawnych danych. Na podatniku bowiem ciąży odpowiedzialność karno-skarbowa za podawanie fałszywych informacji. Rozstrzał kar jest wyjątkowo duży: od najniższego mandatu za drobniejsze błędy w wysokości 2 800 złotych aż po poważne sankcje, które mogą wynosić nawet 17 mln złotych. Mówiąc o poważnych sankcjach, organ podatkowy ma na myśli np. permanentne uniemożliwianie przez przedsiębiorstwo przeprowadzenia kontroli podatkowej.

Ile kosztuje przygotowanie do JPK?

Według obliczeń, przystosowanie firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw do nowego systemu może pochłonąć od ok. 1 000 do 10 000 zł. Rozbieżności te wynikają Bardzo ważne jest, aby sprawdzić, czy zakupione przez przedsiębiorstwa oprogramowanie będzie aktualizowane zgodnie ze zmianami wprowadzanymi przez Ministerstwo Finansów.
Nowa metoda kontroli firm ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, z naciskiem na podatek od towarów i usług (czyli VAT). Przykład Portugalii, w której po wprowadzeniu tego systemu zanotowano zwiększenie wpływów z tego podatku rzędu 13%. Ministerstwo Finansów zakłada, że po pierwszym roku funkcjonowania JPK budżet może wzbogacić się o ok. 200 miliardów złotych, a rok później – ok. 300 milionów. O tym, jak firmy poradzą sobie z wdrożeniem u siebie zmian mających na celu generowanie JPK będzie można dowiedzieć się po 1 lipca tego roku.