SSUCv3H4sIAAAAAAAEAJ2RTW7DIBCF95V6B4t1LDkmMU6uEnUxxpMYhUAEuJUV+e4FE6pZd8d8j/l5M6/Pj6piA3gl2bl6pSjGSuvZBwdBWRNxs3tzh2ZERwmOKlinQFM4QJCTgQdGaGatE143kfkAYfboU7M3khDwFmtk+FciT3TJcVWETYwZUWJsR5ifh40VtO7+nZkfX8UN3NDIZRuYGHGoEbKRS/7K7j8B3YNag3lUlrj6thJ0+sBJpadTUpkbSbNh2rZc0qSdTXALnZxpa58w6LTia6yJhU/gffw+Fk4ayXhT+yB9jA2bgXdVNsZLpHDP20aIw77phOiPnB85K9ez8q5GajEfdFJRcgvhKk3AmgHF6dBB3YqmrQ9t39X9qRc156LH47Xbw3CKi19/AQ8gd9CHAgAA
Zorganizowanie konferencji na większą bądź mniejszą skalę stanowi spore wyzwanie, zwłaszcza pod kątem technicznym i logistycznym. Wiele kwestii trzeba ustalić z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby uniknąć ewentualnych niedomówień czy nieporozumień. O czym w szczególności warto pamiętać, organizując konferencję?
Wybór odpowiedniego miejsca
Podstawowym zadaniem organizatora jest wybór miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. W dużych miastach funkcjonuje wiele centrów konferencyjnych, jednak nie wszystkie spełniają oczekiwania klientów korporacyjnych. Dobre centrum konferencyjne:
- jest w stanie pomieścić nawet dużą liczbę gości,
- zapewnia odpowiednie warunki techniczne, w tym sprzęt oraz nagłośnienie,
- gwarantuje spokojną atmosferę,
- zapewnia catering,
- oferuje miejsca noclegowe dla zainteresowanych.
Centrum konferencyjne mazowieckie to nie tylko szereg udogodnień, lecz również możliwość zapewnienia gościom i sobie najwyższego standardu obsługi.
Dopełnienie formalności z odpowiednim wyprzedzeniem
Centrum konferencyjne mazowieckie warto poinformować z odpowiednim wyprzedzeniem o zamiarze zorganizowania eventu. Pozwoli to ustalić dogodny termin, który będzie pasował obu stronom. Jednocześnie należy zaprosić na wydarzenie gości, zwłaszcza tych, którzy zajmą się wygłaszaniem prelekcji. Wcześniej musimy również rozsyłać zaproszenia do gości specjalnych oraz poinformować potencjalnych zainteresowanych o tym, kiedy odbędzie się konferencja oraz jaki będzie jej program. Przygotujmy się na to, że w naszą stronę zostanie skierowanych wiele pytań, między innymi o koszty udziału oraz noclegi. Warto odpowiadać na nie regularnie, zakładając osobny adres mailowy specjalnie na potrzeby konferencji. Dzięki temu naszej uwadze nie umknie żadna ważna wiadomość.
Kto jest odpowiedzialny za zorganizowanie eventu?
Organizacja konferencji nie jest zadaniem wyłącznie dla jednej osoby. Najczęściej już na samym początku ustalamy, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne kwestie, jednak warto zaplanować również, kto przejmie opiekę nad gośćmi w czasie samej konferencji. Ustalmy, czy centrum konferencyjne zapewnia dodatkową obsługę, na przykład osobę, która odpowiedzialna będzie za kwestie techniczne (obsługę sprzętu) bądź witanie gości i kierowanie ich na salę czy do restauracji. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i zbędnego chaosu, które z pewnością nie służą kreowaniu dobrego wizerunku firmy i podwyższaniu rangi całego wydarzenia.
