Podatkowa księga przychodów i rozchodów w skrócie KPIR stworzona została do celów rachunkowych. Jej zadaniem jest ewidencjonowanie operacji gospodarczych, które związane są z przychodami oraz rozchodami. Odpowiada ona za ustalenie podstawy opodatkowania przedsiębiorstwa.
Wg ustawy z 26 lipca 1991 r. do prowadzenia KPIR, która posłuży do obliczenia zysku lub straty przedsiębiorstwa i tym samym podstawy opodatkowania zobowiązane są m.in. osoby fizyczne, spółki partnerskie, spółki jawne oraz spółki cywilne. Wszystkie te podmioty zobowiązane są do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, jeżeli ich przychód za poprzedni rok nie przekroczył 1,2 mln euro w przeliczeniu na złotówki według kursu z 30 września roku, który poprzedzał dany rok obrotowy. Zwolnione z prowadzenia KPIR są natomiast osób prowadzących księgi rachunkowe, wykonujących wolny zawód adwokata, oraz osoby, które opłacają podatek dochodowy w formie ryczałtu. Każdy podatnik, który ustawowo zobowiązany jest do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów powinien założyć taką księgę w dniu rozpoczęcia działalności lub w dniu 1 stycznia roku podatkowego.
Rodzaj wykonywanej działalności
W zależności od rodzaju wykonywanej działalności podatnik może być zobowiązany do prowadzenia dodatkowo innych ksiąg m.in. ewidencji wyposażenia, którą podatnik prowadzi w przypadku, jeżeli do prowadzenia działalności wykorzystuje składniki majątku przekraczające wartość 1500 zł oraz o okresie użytkowania krótszym niż rok niebędące środkami trwałymi. Innym obowiązkowym dokumentem, jaki podatnik może być zobowiązany prowadzić, jest ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zobowiązany jest do prowadzenia takiej ewidencji tylko w przypadku wykorzystywania takich środków w swojej firmie. Jest kilka zasad wg, których należy prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Podstawową z nich jest rzetelne i bezbłędne prowadzenie zapisów wg objaśnień do księgi i zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowymi.
Miejsce przechowywanie księgi przychodów
Bardzo ważną sprawą w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest miejsce ich przechowywania. Powinna znajdować się w miejscu prowadzenia działalności lub w biurze rachunkowym, które wyznaczyliśmy do prowadzenia takiej księgi – należy o tym fakcie poinformować Urząd Skarbowy oraz podać dokładny adres biura rachunkowego. Co więcej, jeżeli prowadzimy firmę z wieloma oddziałami, to każdy z nich powinien prowadzić i przechowywać własne księgi. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wszystkie księgi przechowywane są w centrali, a wszystkie oddziały prowadzą ewidencję sprzedaży. Podobnie wygląda sytuacja w biznesie polegającym na handlu obwoźnym lub na usługach świadczonych u klienta. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien mieć przy sobie przynajmniej ewidencję sprzedaży. Jest to bardzo ważne w przypadku kontroli skarbowej. W przeciwnym razie możemy narazić się na mandaty skarbowe oraz inne nieprzyjemności.
Na pierwszy rzut oka podatkowa księga przychodów i rozchodów może wydawać się trudna i niezrozumiała. Nie jest to powód do obaw.
Poniżej przedstawiamy objaśnienie wszystkich kolumn KPIR:
Kolumna 1 – w niej wpisujemy kolejne numeru zapisów, jakie dokonujemy w KPIR.
Kolumna 2 – tutaj wpisujemy dzień miesiąca wystawienia dokumentu, na podstawie którego dokonujemy zapis.
Kolumna 3 – w tej kolumnie wpisujemy numer faktury lub innego dokumentu, na podstawie którego dokonujemy wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Kolumna 4 oraz 5 – przeznaczone są do wpisania wpisywania adresów oraz nazw kontrahentów, z którymi zawarliśmy umowy kupna lub sprzedaży.
Kolumna 6 – zapisujemy w niej rodzaje przychodów i wydatków, jakie księgujemy.
Kolumna 7 – w niej wpisujemy przychody ze sprzedaży towarów lub usług.
Kolumna 8 – tutaj wpisujemy pozostałe przychody np. ze zbycia środków trwałych.
Kolumna 9 – zapisujemy łączną sumę przychodów z kolumny 7 oraz 8.
Kolumna 10 – ewidencjonujemy w niej zakupy towarów handlowych oraz materiałów w cenach zakupu.
Kolumna 11 – w niej ewidencjonujemy koszty uboczne zakupów np. koszty transportu.
Kolumna 12 – w niej wyszczególniamy wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom przedsiębiorstwa.
Kolumna 13 – ewidencjonujemy w niej pozostałe koszty, które nie zostały uwzględnione w poprzednich kolumnach KPIR.
Kolumna 14 – tutaj znajdą się łączne kwoty wydatków z kolumn 12 oraz 13.
Kolumna 15 – ta kolumna w wielu przedsiębiorstwach jest pusta. Wpisać w niej można inne zdarzenia gospodarcze, które nie zostały uwzględnione we wcześniejszych kolumnach lub koszty, jakie poniosła firma na uzyskanie przychodów w roku następnym.
Kolumna 16 – w niej wyszczególniamy koszty związane z pracami badawczo rozwojowymi
Kolumna 17 – to kolumna na uwagi
Po zakończeniu każdego miesiąca podkreślamy wpisy, a kwoty z pól od 7 do 14 sumujemy. Jak widać prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz cała księgowość za pośrednictwem inteligentnych programów księgowych online nie jest zbyt skomplikowane.
Artykuł został przygotowany przez doświadczony zespół firmy biuro24h.pl. Biuro rachunkowe wdrażające innowacyjne rozwiązania dla księgowości online.
