Właściwe zarządzanie danymi jest kwestią bezspornie istotną w XXI wieku. Już same zapisy słynnego RODO pokazują, że do kwestii przetwarzania i przechowywania danych osobowych podchodzimy bardzo poważnie. Dlatego dobrze prosperująca firma nie może mieć bałaganu w archiwizacji dokumentów firmowych. Jak się za to zabrać?

Dlaczego to takie ważne?

Istotą przechowywania danych jest ich właściwe zabezpieczenie pod kątem wykorzystania w przyszłości. Jednak po pierwsze nie każde dane mogą być przechowywane, a po drugie nie wszystkie będą przydatne. Są takie dane i takie dokumenty, których wyrzucać nie powinniśmy, ponieważ np. nie mają określonej daty ważności. Jednak niszczenie dokumentów nie zawsze jest wskazane i warto mieć nieco większą wiedzę, by nie narazić się na duże kłopoty finansowe.

Co mam niszczyć?

Wśród dokumentów firmowych, które przechowujemy najczęściej, znajdziemy miedzy innymi rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury typu korygującego czy różnego rodzaju noty księgowe. Niszczenie dokumentów w tym wypadku jest wskazane, ale dopiero po upływie określonego czasu. Dla tego rodzaju dokumentów odnosi się ten sam okres – 5 lat. Po tym czasie dokumenty należy zgodnie z prawem zniszczyć. Dotyczy to także:

• ewidencji środków trwałych,
• ewidencji wyposażenia,
• ewidencji przebiegu pojazdów,
• dokumentów inwentaryzacyjnych.

Poza tym, duże nagromadzenie takich dokumentów, w szczególności w małych firmach bez specjalnie wydzielonych dla tego celu przestrzeni, może być problematyczne.

Dokumenty, których nie ruszam

Są jednak takie dokumenty, które muszą być właściwie archiwizowane i przechowywane przez dłuższy czas. Dzieje się tak na przykład w kontekście emerytalnych składek pracownika. Dokumenty związane z listą płac, kartami wynagrodzeń albo innymi dowodami, na podstawie których można ustalić podstawy wymiaru emerytury lub renty należy przechowywać przez 50 lat. Takie dokumenty należy składować w bezpiecznym miejscu, z dala od nieupoważnionych osób.