Automatyzacja to pojęcie, które na stałe weszło już do biznesu, również do działu kadr. Dowiedz się, które rutynowe działania wykona za Ciebie dobry system HRIS, abyś mógł więcej czasu przeznaczyć na częstsze kontakty z pracownikami i budowanie relacji w firmowym zespole.   

Plan artykułu:

1. Czym jest system HRIS?
2. Wsparcie na etapie poszukiwania pracownika
3. Wsparcie na etapie wdrażania nowego pracownika
4. Analizy, raporty i planowanie
5. Rutynowe działania, których nikt nie lubi wykonywać
6. Podsumowanie

Czym jest system HRIS?

System HRIS (Human Resources Information System) to oprogramowanie, które kompleksowo wspiera prace działu HR. Pomaga zarządzać dokumentacją pracowniczą, zorganizować sprawny proces rekrutacji, systematyzuje dane pracowników. Ułatwia również samoobsługę pracowników w zakresie składania wniosków kadrowych. Poznaj bliżej obszary, w jakich wesprze Cię ta forma automatyzacji.

Wsparcie na etapie poszukiwania pracownika

Rekrutacja pracowników jest często traktowane jako najważniejszy obowiązek działu HR. Nie do końca tak jest, ale z pewnością to niezwykle istotny proces w firmie. Poszukiwanie idealnych kandydatów bywa czasochłonne i absorbujące, zwłaszcza gdy wakat dotyczy specjalistycznego stanowiska. Większość systemów HRIS posiada osobny moduł, który pomaga usprawnić rekrutowanie nowych osób, tzw. ATS – Applicant Tracking System. Dzięki niemu dział HR może:

• szybciej analizować CV kandydatów i weryfikować, czy profile spełniają kryteria;
• sprawnie tworzyć treści ogłoszeń i umieszczać je na wybranych portalach pracy;
• łatwiej komunikować się z kandydatami, stosować system automatycznych odpowiedzi lub chatboty;
• sprawnie zarządzać kalendarzem spotkań i umawianiem rozmów kwalifikacyjnych;
• przeprowadzać testy przesiewowe kandydatów;
• realizować ankiety i zbierać feedback od kandydatów o przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Wsparcie na etapie wdrażania nowego pracownika

Kiedy znajdziesz już nowego pracownika, system HRIS pomoże Ci realizować jego proces onboardingu. Będziesz móg:

• przesłać komunikat powitalny oraz podstawowe informacje o firmie;
• generować komunikaty informujące pracownika o kolejnych krokach wdrożenia;
• przypisywać pracownikowi zadania do wykonania oraz przekazywać dokumentację do zapoznania się;
• stworzyć ścieżkę rozwoju pracownika;
• modyfikować poziomy dostępów do zasobów firmy (m.in. poziom dostępu do funkcji systemowych).

Wszystkie te działania pozwolą Ci na budowanie employer brandingu firmy, ponieważ będziesz angażował pracowników od samego początku współpracy. To z kolei przełoży się na mniejszą rotację pracowników, lepsze relacje w zespole i jego większą produktywność.

Analizy, raporty i planowanie

System HRIS ułatwia nie tylko administrowanie dokumentacją kadrowo-płacową firmy. Pozwala też na śledzenie czasu pracy każdego pracownika, z rozbiciem na poszczególne projekty. Oprócz gromadzenia danych umożliwia raportowanie i przeprowadzanie analiz, np. w zakresie wydajności, wykorzystania zasobów czasowych nad danym projektem.

HRIS pozwala również zaplanować grafiki obecności i rozliczyć ewidencję godzin z automatycznym uwzględnieniem wszystkich zgłoszonych wniosków urlopowych i nieobecności pracownika.

W jaki sposób wszystko to pomaga zarządzać firmą? 

• dział HR pracuje w oparciu o zdefiniowane i mierzalne cele;
• pracownicy przestrzegają ustalonych reguł, stosują się do alertów systemowych wprowadzając dane;
• wszystkie dane są dostępne od razu, stworzenie wybranego raportu trwa tylko chwilę;
• kadra kierownicza może podejmować decyzje na podstawie twardych danych, a nie spekulacji.

Rutynowe działania, których nikt nie lubi wykonywać

Są takie zadania w firmie, których nikt nie lubi wykonywać – powtarzalne, nudne, zabierające czas. Część z nich pomoże wykluczyć właśnie wdrożenie systemu HRIS, np.:

• weryfikację czasu pracy – pracownik samodzielnie loguje w systemie czas pracy, a na koniec miesiąca arkusz ewidencji powstaje automatycznie;
• obsługę wniosków urlopowych – pracownicy mogą samodzielnie zgłaszać wnioski urlopowe, sprawdzać stan urlopów w aplikacji – koniec z kolejkami petentów przed drzwiami pani kadrowej!
• aktualizację teczek pracowniczych – pracownicy mogą samodzielnie uzupełniać swoje dane osobowe w systemie, zgłaszać zmiany lub poprawki;
• przygotowywanie raportów, wykresów, analiz – wszystko dostępne za jednym kliknięciem!
• tworzenie szablonów maili – zarówno korespondencji zewnętrznej, np. w przypadku procesu rekrutacji, jak i korespondencji wewnętrznej, np. na potrzeby procesów szkoleniowych, ocen pracowniczych itp.

Podsumowanie

Czy inwestycja w oprogramowanie HRIS się opłaca? Jak wynika z powyższego, tak! Oszczędzisz dzięki niemu czas, do tej pory marnotrawiony na powtarzalnych czynnościach. Dzięki temu Twoi HR-owcy będą mogli więcej uwagi poświęcać pracownikom i relacjom międzyludzkim w zespole – najważniejszym aspektom, którymi opiekuje się dział HR w firmie.

Bezwzględnie system HRIS musi odpowiadać potrzebom Twojej firmy, pasować do jej celów, zadań i wartości. Wybierając spośród ofert, nie ekscytuj się najniższą ceną, ale szukaj opcji, które pomogą usprawnić Twoje procesy – czy to rekrutacji, czy zarządzania dokumentacją, czy tworzenie analiz i raportów. I jeszcze mała wskazówka – przetestuj oprogramowanie, zanim w nie zainwestujesz i poproś pracowników, o informację zwrotną, czy spełnia ich oczekiwania! Oprogramowanie ma służyć ludziom, być funkcjonalne i wygodne w obsłudze. Powodzenia we wdrażaniu automatyzacji pracy w Twojej firmie!