Być może twoje biuro prężnie się rozwija, albo może twoja firma musi wzmocnić swoje praktyki organizacyjne w związku z ustawą rodo. Tak czy inaczej, kiedy nadchodzi czas, aby wybrać system archiwizacji, łatwo jest poczuć się zagubionym i obezwładnionym przez te wszystkie opcje, których nadrzędnym celem jest nic innego jak ochrona danych. Dzisiejszy rynek ma setki opcji wydawałoby się dostosowanych do Twoich potrzeb, sęk w tym która z nich będzie najlepsza dla twojego biura?

Pionowy system szafek metalowych

Pionowe moduły segregowania są zdecydowanie najczęstsze, jeśli chodzi o wyposażenie biur. Kiedy wyobrażasz sobie tradycyjną drewnianą szafkę na dokumenty, prawdopodobnie wyobrażasz sobie standardowo pionowo poustawiane w niej pliki dokumentów. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać przy systemach segregacji pionowej.

• Systemy pionowe wymagają wysuniętych szuflad.

• Systemy pionowe są oznaczone i identyfikowane za pomocą zakładek umieszczonych na górnej krawędzi.

• Systemy te mają sens w przypadku pionowych przestrzeni i są łatwe w obsłudze.

• Systemy segregacji pionowej to najprostsze rozwiązanie do dodawania nowych plików w systemie alfabetycznym

Jednak takie pionowe meble metalowe oczywiście są tylko jedną z opcji. Kolejna to:

Boczne szafki na dokumenty

Czym dokładnie charakteryzują się boczne szafki na dokumenty? Szafki boczne są identyfikowane za pomocą etykiet znajdujących się na bocznej krawędzi i są uporządkowane poziomo, a nie pionowo. Nie zawsze wymagają szuflad, ale zamiast tego mogą być osadzone w otwartych systemach półkowych. Pliki w nich zawarte są wciągane i wysuwane z półek za krawędzie. Oto, co więcej należy wiedzieć o rozwiązaniach bocznych, aby zachować ich zastosowanie zgodnie z systemem rodo:

• Systemy boczne są bardziej przestrzenne niż pionowe – tym samym ochrona danych może być większa, gdyż możesz zmieścić więcej dokumentów w tej samej ilości miejsca.

• Meble metalowe boczne są szybsze w obsłudze i ogólnie identyfikowane jako przyjaźniejsze w użytkowaniu.

Takie rozwiązania mogą pomóc w uporządkowaniu dokumentów z większą łatwością i zrozumieniem. Teraz pytanie: która z tych opcji będzie bardziej odpowiednia dla twojego biura? Twoje potrzeby związane z archiwizowaniem danych będą bardzo dyktować to jaki rodzaj szafki powinien być tą, którą kupisz. Jeśli mowa tutaj o gabinecie lekarskim z tysiącami plików, które muszą być szybko dostępne, ognioodporny system bocznego segregowania może mieć sens. Jeśli jesteś prawnikiem rodzinnym z zaledwie garstką klientów, bezpieczna pionowa szafka na dokumenty wykonana z atrakcyjnego metalu prawdopodobnie sprawdzi się dobrze w Twoim biurze. Musisz więc w pierwszej kolejności określić, czego dokładnie poszukujesz i na kanwie tego znajdziesz odpowiedź na swoje potrzeby. Tutaj nie ma mowy o jednym, uniwersalnym rozwiązaniu dla każdego. Nie można o tym zapominać w żadnym wypadku.

Potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji? Specjaliści dostępni pod tym adresem znają się na temacie i z całą pewnością są gotowi do pomocy.