W każdej firmie tworzy się rezerwy i ujmuje je w księgach. Mają one zabezpieczyć przyszłe płatności. Mogą to być bardzo różne płatności, np. na szkody sądowe, na naprawy gwarancyjne czy wreszcie rezerwy na świadczenia, które będą w przyszłości wypłacane pracownikom. Wśród tych ostatnich rezerw są takie, które mają bardzo nietypową dynamikę – aktualizuje się je standardowo raz w roku, w okolicach przełomu grudnia i stycznia. Należy to robić nawet wtedy, gdy w strukturze zatrudnienia nie zaszły istotne zmiany.

Podczas aktualizacji wspomnianych powyżej rezerw wymagane jest, aby została dokonana ich pełna wycena aktuarialna, niejako „na nowo”. Jest to zazwyczaj zadanie na tyle skomplikowane i wymagające specjalistycznej wiedzy, że wykonuje je zewnętrzne biuro, w którym pracuje aktuariusz. Takich biur nie ma zbyt wiele i ważne jest, aby współpracować z takim, które posiada wieloletnią praktykę i ma te „wyceny aktuarialne” w jednym palcu. Ważne też, żeby od razu mieć pewność, że zatrudniony jest w nim licencjonowany aktuariusz, który podpisze na koniec raport z wyceny rezerw.

Nie jest natomiast wcale kluczowe, aby usługi takie świadczone były w miejscu, w którym zlokalizowana jest nasza firma, gdyż wszystko odbywa się zdalnie. Można nawet powiedzieć, że standardem są tu „internetowe usługi aktuarialne”, jakie świadczy choćby bardzo dobrze znana na polskim rynku firma Halley.pl, której centrala znajduje się wcale nie w Warszawie, a we Wrocławiu.

Jakie świadczenia podlegają wycenie?

Najbardziej sztandarowymi świadczeniami, które obejmują w zasadzie wszystkie wyceny aktuarialne, są odprawy emerytalne. Występują one w każdej firmie, gdyż wpisane są one explicite w kodeksie pracy.

Mało kto pamięta, że tuż obok odpraw emerytalnych występują w tym samym akcie prawnym także odprawy rentowe i pośmiertne. Mimo tego, że pracodawca nie planuje wypłaty tych dwóch odpraw, to aktuariusz także nam je wyceni, gdyż są to potencjalne zobowiązania pracodawcy wobec jego pracowników. Nie należy się jednak szczególnie „przejmować” kwotami tych rezerw, bo zwykle będą one relatywnie małe w stosunku do rezerw na odprawy emerytalne. Rzetelna wycena aktuarialna powinna zawierać rezerwy na wszystkie te trzy odprawy w pakiecie.

A jeżeli pracodawca posiada ZUZP lub regulamin wynagradzania?

W takim przypadku bardzo często odprawy emerytalno-rentowe będą korzystniejsze niż te wynikające z „gołego” kodeksu pracy. Mianowicie zwykle w takich przypadkach wysokość odprawy będzie pochodną stażu pracy u danego pracodawcy. Niekiedy wielkość świadczenia może być uzależniona także od liczby lat przepracowanych przez pracownika w obrębie całego „sektora gospodarki”. Są to sytuacje typowe np. dla branży komunikacyjnej czy górniczo-hutniczej. W takim przypadku wyceny aktuarialne są znacznie bardziej wymagające i tym razem bez pomocy aktuariusza się nie obejdzie.

Warto dodać, że ZUZP-y oraz regulaminy wynagradzania bardzo często mają także zapisy dotyczące nagród jubileuszowych. Są to świadczenia, których wycena aktuarialna jest jeszcze bardziej skomplikowana, bo każdy pracownik w przyszłości otrzyma nie tylko wypłaty różnej wielkości, ale także różna będzie ich liczba (w zależności od wieku i stażu pracy). Dla przykładu dopiero co zatrudnieni pracownicy mogą w przyszłości dostać np. 5 takich nagród, a pracownik, któremu do emerytury brakuje dwóch lat – potencjalnie nie dostanie już żadnej.

Wyceny aktuarialne i standardy, które je regulują

Warto nadmienić, że podczas tworzenia rezerw aktuarialnych trzeba pamiętać, że reguluje je kilka standardów rachunkowości i sprawozdawczości. W zależności od tego czy firma rozlicza się polskimi czy międzynarodowymi standardami rachunkowości, różne będzie podejście do księgowania tych rezerw.

Niektóre firmy zobowiązane są do stosowania dwóch podejść jednocześnie, bo np. lokalnie raportują wg sprawozdawczości polskiej, ale ich jednostka dominująca wymaga wszystkich ujawnień zgodnie z MSR-ami. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć np. tutaj https://halley.pl/aktuarialna-wycena-rezerw/. Dostępne są tam także ciekawe informacje, jakie dane wymagane są do wyceny aktuarialnej.

Świąteczne pierniki z aktuariuszem

W wielu firmach stało się w zasadzie rutyną, że w przed świętami Bożego Narodzenia kontaktują się one ze swoimi biurami aktuarialnymi i przeprowadzają wyceny aktuarialne. Warto nie zostawiać sobie tego na ostatnią chwilę, aby móc na spokojnie przeanalizować zmiany rezerw, które profesjonalne biura aktuarialne zawsze dokładnie komentują.

Pamiętajmy bowiem, że nawet gdy fundusz wynagrodzeń jest na podobnym poziomie jak rok temu, gdy w ciągu roku nie wypłaciliśmy żadnej odprawy ani nagrody jubileuszowej, to rezerwy aktuarialne są tak dynamiczną pozycją w sprawozdaniu finansowym, że mimo to mogą ulec znacznej aktualizacji w stosunku do poprzedniej wyceny aktuarialnej.

A jak mówi stare aktuarialne porzekadło: „świąteczne pierniki cieszą oczy, gdy aktuariusz cię nie zaskoczy”.