Robiąc kilka rzeczy jednocześnie, sądzisz że pracujesz efektywnie? To mit! Pracownicy, którzy starannie wykonują jedno zadanie i skupiają się na nim, są bardziej wydajni i lepiej radzą sobie ze swoimi obowiązkami. Wszyscy pracodawcy wymagają od swoich pracowników dobrej organizacji pracy. Dlaczego? Zwiększenie efektywności pracy to podstawowa i bardzo cenna umiejętność. Być efektywnym – oznacza być skutecznym. Od tego zależy nasza pozycja w pracy i poczucie spokoju zawodowego.

W ostatnich latach nadgodziny to norma, a osoby, którzy wychodzą z pracy o czasie uważane są za leniwych. Praca w weekendy nie gwarantuje zawodowego sukcesu. To w czym tkwi sekret wydajnej pracy? Odpowiedź wydaje się prosta: na skupianiu się na zadaniach i pracowaniu krócej mniej.

Aby być wydajnym należy:

• Uzmysłowić sobie, co chcemy osiągnąć?
• Dobrać odpowiednie narzędzia niezbędne do wykonania zadania.
• Planować etapy realizacji zadania i jego części.
• Zastanowić się nad tym, jakie problemy możemy spotkać na swojej dalszej drodze.
• Zawczasu opracować metody, które będą nam pomagać przeciwdziałać problemom.

Podział zadań z względu na priorytet

Aby zwiększyć efektywność pracy podzielmy zadania na ważne z perspektywy dnia, tygodnia czy miesiąca. Potem należy zastanowić się, które działania pracownik powinien wykonać natychmiast, a które można odłożyć lub realizować przez inne osoby.

Moment efektywności

Pracując nad podniesieniem swojej efektywności, warto poświęcić kilka dni na obserwację siebie samych podczas pracy. Określ, kiedy w ciągu dnia masz fazę najmniejszej efektywności, a kiedy największej. To pozwoli zaplanować czas wykonywania szczególnych zadań. Zadania bardziej rytualne i mechaniczne powinny być wykonywane w okresach mniejszej wydajności, a  zadania wymagające skupienia należy wykonywać w okresach większej wydajności.

Wyeliminowanie „pożeraczy czasu”

„Pożeracze czasu” – to czynniki, które mają negatywny wpływ na naszą efektywność. Przyjrzyjmy się bliżej:

– Bezustanne sprawdzanie e-maila

Rada: wyłącz pocztowy program. Nie czytaj wiadomości każdorazowo, gdy nadchodzą. Wiadomości należy czytać w fazie najmniejszej wydajności.

– Bałagan w dokumentach i na biurku

Rada: zadbaj o porządek w dokumentach i czystość na biurku. Nie trać czasu na przeszukiwanie, kataloguj dokumenty.

– Realizacja zadań w jednej chwili

Rada: nikt nie jest w stanie skutecznie  pracować nad kilkoma dokumentami jednocześnie, wielozadaniowość zmniejsza produktywność. Lepiej podzielić czas i w jednym momencie skoncentrować się na jednym działaniu.

– Bezustanne odbieranie telefonów i Internet

Rada:  łatwiej będzie zakończyć zadanie, jeśli odizolujesz się na kilka godzin i nie będziesz  odbierać telefonów. Zablokuj dostęp do stron społecznościowych i prywatnej poczty. Pracuj w trybie offline.

Czytaj więcej na Jobsora.