Biuro to wizytówka firmy, nie dziwi więc fakt poszukiwania atrakcyjnych lokalizacji oraz rozwiązań architektonicznych i funkcjonalnych, które przyciągną klientów oraz stworzą odpowiednie warunki pracy. Większość podmiotów urządza biura w lokalach wynajmowanych. Prawidłowo skonstruowana umowa na wynajem biura chroni interesy obu stron. Co przed podpisaniem takiego dokumentu powinien wiedzieć najemca?

Biuro to wizytówka firmy, nie dziwi więc fakt poszukiwania atrakcyjnych lokalizacji oraz rozwiązań architektonicznych i funkcjonalnych, które przyciągną klientów oraz stworzą odpowiednie warunki pracy. Większość podmiotów urządza biura w lokalach wynajmowanych. Prawidłowo skonstruowana umowa na wynajem biura chroni interesy obu stron. Co przed podpisaniem takiego dokumentu powinien wiedzieć najemca?

Biuro do wynajęcia a normy prawne

Kwestię najmu lokali użytkowych regulują zapisy Kodeksu Cywilnego. W każdej umowie można znaleźć zapisy obligatoryjne wprost wynikające z przepisów prawa oraz dodatkowe uzgodnienia zabezpieczające strony umowy.
Obowiązkowo w umowie najmu należy zawrzeć:

• Określenie miejsca i daty zawarcia umowy,
• Oznaczenie stron umowy (podanie danych),
• Określenie przedmiotu umowy (adres, stan prawny lokalu, opis, powierzchnia itp.),
• Czas trwania umowy,
• Wysokość opłat czynszowych,
• Warunki wypowiedzenia umowy,
• Rejestr praw i obowiązków obu stron,
• Podpisy stron zawierających umowę.

Do nieobowiązkowych, aczkolwiek niezwykle ważnych elementów umowy zalicza się:

• Kwestię innych opłat, na przykład kaucji z opisem procedury zwrotu,
• Katalog wytycznych szczegółowo opisujących sposób korzystania z lokalu – wśród nich informacje o możliwości przeprowadzenia zmian w układzie pomieszczeń albo o prawie najemcy do podnajmu,
• Informację o karach umownych z tytułu niewywiązywania się z obowiązków, jakie narzuca na obie strony umowa najmu.

Lokal do wynajęcia – jakie zapisy dodatkowo zabezpieczają interesy najemcy?

Umowy najmu lokali użytkowych zawiera się z reguły na okresy 5 lat lub więcej – wynajmując biuro w nowoczesnych biurowcach w centrach wielkich miast takich jak Warszawa są to okresy dłuższe, niż w przypadku biur ulokowanych w starszych budynkach lub gorszych lokalizacjach. Aby czuć się bezpiecznie warto zadbać o elastyczność umowy, czyli wprowadzić do niej zapisy, które pozwalają zmieniać niekorzystne dla najemcy warunki.

Powierzchnia wynajmowanej przestrzeni

Określenie powierzchni musi nastąpić przed zawarciem umowy. W tym celu należy zlecić wyspecjalizowanej agencji wykonanie space planu. Działanie to pozwala ocenić, jakie i ile pomieszczeń będzie firmie potrzebne. Zaproponowanie w space planie rozwiązań zwiększających efektywność i funkcjonalność przestrzeni pozwala na dokładne określenie potrzeb najemcy co do powierzchni, więc nie ma ryzyka, że nowe biuro będzie za małe lub za duże, co w każdym przypadku oznacza różnego rodzaju niedogodności lub straty.

Umowa na wynajem biura z break option

Wynajęcie biura z opcją wcześniejszego wyjścia to elastyczne rozwiązanie, które pozwala najemcy na rozwiązanie umowy najmu przed upływem terminu. Kłóci się to nieco z zapisami artykułu 673 Kodeksu Cywilnego, który w paragrafie 1 przewiduje swobodę wychodzenia z umów zawieranych na czas nieoznaczony, a wcześniejsze zakończenie umowy terminowej (par.3) dopuszcza jedynie w przypadku niewywiązywania się z obowiązków którejś ze stron umowy, jednak warto zawalczyć o break option szczególnie w przypadku najmu mniej atrakcyjnych powierzchni biurowych.

Opcja zmiany metrażu

Wynajęcie biura z możliwością zmiany wielkości metrażu pozwala na zmianę zapisu o powierzchni po upływie określonego czasu, np. trzech lat. Zmiana może mieć związek z uszczupleniem metrażu – wówczas wynajmujący musi przejąć niepotrzebną najemcy cześć lokalu lub ze zwiększeniem powierzchni, co oznacza oddanie najemcy do dyspozycji dodatkowej ilości metrów. Zmiana metrażu pociąga za sobą nowelizację zapisów o wysokości czynszu.

Przedłużenie umowy najmu

Zabezpieczeniem interesów najemcy jest wprowadzenie do umowy zapisu o gwarancji przedłużenia umowy po upływie terminu najmu. Bez takiej gwarancji najemca jest zdany na łaskę wynajmującego, a ten może zechcieć podpisać umowę z innym podmiotem, który z jakiegoś powodu jawi się jako bardziej atrakcyjny.

Rewizja opłaty czynszowej

Nie jest to ulubiony punkt wynajmujących i bardzo rzadko zgadzają się oni na opcję rewizji czynszu. Warto jednak spróbować – rozwijający się rynek nieruchomości komercyjnych wiąże się z nadpodażą powierzchni biurowych, a ta wprost ma wpływ na obniżenie stawek za wynajem. Elastyczna opłata dostosowuje wysokość czynszu do warunków panujących na rynku.

Biuro do wynajęcia z opcją podnajmu

To bardzo korzystny zapis, który pozwala najemcy na podejmowanie decyzji o podnajęciu powierzchni innemu podmiotowi bez konieczności uzyskania zgody od wynajmującego. Ma to znaczenie w okresach zmian strukturalnych w firmie, szczególnie w dobie kryzysów.

Chcesz wynająć biuro na mokotowie? Zobacz oferty dostępne tutaj: https://www.biura-mokotow.com/biura/do-wynajecia/warszawa/mokotow/

Bezpieczna umowa wynajmu biura – rola doradców

Specjaliści zajmujący się doradztwem w zakresie konstruowania i zawierania umów najmu doskonale znają przepisy prawa, rozumieją ograniczenia wynajmujących oraz oczekiwania najemców. Dobrze skonstruowana umowa jest elastyczna dla najemcy, ale jednocześnie w miarę stabilna i bezpieczna dla wynajmującego. Z praktyki wynika, że umowy z opcjami elastycznymi częściej dotyczą wynajmu powierzchni biurowych w starszych budynkach. W najnowszych biurowcach umowy zawierane są na co najmniej 5 lat i mają większą liczbę ograniczeń, które często narzucane są prze podmioty współfinansujące nieruchomość.