Prawidłowe niszczenie dokumentów jest w dzisiejszych czasach koniecznością. Praktycznie każda firma ma do czynienia z informacjami poufnymi.
Firmy powinny:
- dbać o ochronę prywatności swoich klientów,
- przestrzegać przepisów wymagających niszczenia,
- chronić prywatność swoich pracowników,
- chronić swoją firmę i akcjonariuszy poprzez ochronę informacji zastrzeżonych.
Istnieją różne kwestie dotyczące niszczenia we właściwy sposób, które pozwalają zminimalizować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych.
Zasady prawidłowego niszczenia dokumentów
1. Niszcz regularnie – sporadyczne niszczenie może zostać błędnie odebrane jako podejrzane.
2. W przypadku WSZYSTKICH działań związanych z niszczeniem korzystaj z dedykowanej niszczarki do papieru lub usług firmy zajmującej się niszczeniem – jeśli niektóre dokumenty regularnie trafiają do Twojego dostawcy usług niszczenia, a inne są niszczone poza tym procesem, mogą pojawić się pytania dotyczące tej czynności.
3. Traktuj WSZYSTKIE dokumenty jednakowo… niszcz WSZYSTKO – izolowanie specjalnych zapisów w celu zniszczenia może prowadzić do wniosku, że dokumenty te były traktowane odmiennie z niewłaściwego powodu. NIGDY nie pozwól, aby niektóre pliki dokumentów trafiały do kosza, podczas gdy inne ulegają zniszczeniu!
4. Miej politykę niszczenia – jeśli Twoja polityka wyjaśnia, co, dlaczego, kiedy i w jaki sposób należy stosować praktyki niszczenia, zminimalizuje to wszelkie oznaki nieprawidłowości.
Wiele firm przechowuje poufne informacje o klientach lub pracownikach w swoich plikach lub w sieci. Warto wiedzieć, że nawet rząd udostępnia również bezpłatne zasoby dotyczące bezpieczeństwa danych — w tym bezpłatne publikacje, filmy i samouczki — aby pomóc firmom dowolnej wielkości chronić swoich klientów i wypełniać swoje zobowiązania prawne.
Zanim zaczniesz niszczyć dokumenty w domu
Czy Twoje biurka i szafki na dokumenty zaczynają się zapełniać dokumentami podatkowymi, paragonami, fakturami, dokumentami medycznymi, umowami, a nawet gwarancjami na elektronikę i urządzenia, których już nie posiadasz, z kolejnego roku?
Chociaż przechowywanie dokumentacji finansowej i innych ważnych dokumentów jest rozsądną praktyką, wiele osób pozwala na gromadzenie zbyt wielu nieaktualnych dokumentów i większość nie jest pewna, jak długo powinni przechowywać takie dokumenty.
Jak niszczyć…?
Niestety upewnienie się, że poufne dokumenty zostaną odpowiednio zniszczone i wyrzucone, nie jest tak proste, jak sam zakup niszczarki w lokalnym sklepie i zrobienie tego samodzielnie. Zdecydowana większość niszczarek osobistych nie jest w stanie sprostać zadaniu, jakie przed nimi stoi. Niszczarki te są zwykle wyposażone w możliwość wykonania mniej niż 30 cięć pionowych i żadnych cięć poziomych lub poprzecznych.
Co więcej, wszystkie rozdrobnione materiały zazwyczaj lądują w tym samym koszu na śmieci. Jeśli te materiały dostaną się w niepowołane ręce, ponowne złożenie dokumentów stanie się bardzo realnym zagrożeniem i często tylko jeden lub dwa paski papieru będą zawierać wystarczającą ilość informacji, aby zagrozić Twojej tożsamości. Zainwestuj w porządną niszczarkę i zrób to jak należy.
