Organizowanie konferencji może być sporym wyzwaniem. Niektórzy mogą nawet zlecić to na zewnątrz, aby tego nie robić. Ale to także niesamowita okazja i satysfakcjonujące doświadczenie i wcale nie musi być takie trudne. Musisz tylko zapamiętać trzy złote zasady: zaplanuj z wyprzedzeniem, otocz się wspaniałym zespołem i dowiedz się, dlaczego to robisz!

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci w tej przygodzie!

Brak planu? To się nie uda!

Nie spiesz się w kwestii logistyki. Zanim zaczniesz rezerwować miejsce i dzwonić oi catering, musisz poświęcić trochę czasu na przygotowanie się do konferencji. Pozwoli to zaoszczędzić wiele stresu i zapobiegnie niespodziankom, które mogłyby pojawić się w ostatniej chwili.

Wyobraź sobie, jak powinna wyglądać Twoja konferencja. Kto będzie uczestniczyć? Jakiego rodzaju będzie to wydarzenie? Jakie doświadczenie chcesz zaoferować delegatom? Następnie zapoznaj się ze szczegółami. Ilu uczestników będzie? Ile zgłoszeń otrzymasz? Ile dni to potrwa?

Jeśli możesz, skontaktuj się z poprzednimi organizatorami, aby zebrać informacje z poprzednich lat. Pomoże Ci to określić realistyczny budżet. I pamiętaj, że nie można przewidzieć każdego drobiazgu. Zawsze będą jakieś problemy, których się nie spodziewałeś i to jest w porządku. Po prostu wszystko zaplanuj.

W liczbach jest siła

Od programu do logistyki, finansów i marketingu, organizowanie konferencji wiąże się z wieloma aspektami, które wymagają specjalistycznej wiedzy. Otaczanie się dobrym zespołem pomoże ci sprawniej wykonywać różne zadania, nie będziesz czuć się przytłoczonym. Pozwoli Ci to także skupić się na głównych celach: świetnej treści, dobrych mówcach i zaangażowanych uczestnikach.

Wybierz swój zespół ostrożnie. Poszukaj entuzjastycznych, zorganizowanych i kierujących zespołami ludzi, których komitet organizacyjny nie powinien mieć zbyt wielu członków, aby podejmowanie decyzji i koordynacja były płynne. Trzy osoby to dobra liczba. Wszystko zależy od wielkości konferencji i ilości czasu, jakim dysponujesz.

Naucz się delegować. Możesz przypisać komitety do kilku obszarów odpowiedzialności: logistyka (miejsce, zakwaterowanie, A / V, catering, transport), program techniczny, prelegenci, finanse i sponsorzy, rejestracja, marketing (komunikacja, PR, strona internetowa, media społecznościowe …). Oprócz głównych organizatorów możesz też postawić na wolontariuszy, którzy pomogą Ci w dniu konferencji lub przy mniejszych zadaniach. Uczniowie często postrzegają to jako dobrą okazję i z radością pomagają.

Inne wskazówki

Jest wiele sposobów na wykorzystanie mocy technologii. Przede wszystkim użyj internetowego systemu zarządzania, aby zbierać, oceniać i akceptować zgłoszenia oraz zarządzać swoim programem. Podobnie, ostrożnie wybierz swój system rejestracji. Kilka wskazówek, jak wybrać system, można znaleźć w obszernej sieci internetowej. Warto też zajrzeć na http://www.algum.pl by spojrzeć na tam oferowane krzesła konferencyjne i mieć absolutną pewność, że wszystkim uczestnikom będzie naprawdę wygodnie.

—
Polecamy również portal finansowy: www.infofinanse.pl