Czy wiesz, jak działa Twój biznes? Czy pracownicy rzeczywiście „dają z siebie wszystko”? A co, jeśli zysk, który wypracowujesz, można osiągnąć w bardziej wydajny sposób? Poznaj wskaźniki, które pomogą Ci oceniać skuteczność działań Twojego zespołu.
Czym są KPI i dlaczego ich rola jest tak istotna
Plan artykułu:
- Czym są KPI?
- Kiedy należy monitorować efektywność pracowników?
- Do czego można zastosować KPI?
- Oprogramowanie do mierzenia KPI
- Mierzyć, czy wierzyć?
1. Czym są KPI?
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI, ang. Key Performance Indicators) to metryki, które pomagają zrozumieć wydajność i kondycję Twojej firmy. Dzięki regularnemu monitorowaniu KPI możesz wprowadzać konieczne zmiany, by skuteczniej osiągać założone cele biznesowe.
2. Kiedy należy monitorować efektywność pracowników?
Odpowiedź jest tylko jedna: zawsze! Badanie KPI ma nam pomóc w określeniu, czy dany pracownik zajmuje odpowiednie stanowisko oraz jak efektywnie pracuje w porównaniu z innymi. Monitorowanie efektywności rozpoczynamy już w okresie onboardingu pracownika.
Kluczowy aspekt zarządzania efektywnością pracowników stanowi analiza danych. Na podstawie uzyskanych wyników możemy planować kolejne aktywności. Pracownik, który regularnie otrzymuje informację zwrotną na temat efektów własnej pracy, może na bieżąco korygować swoje działania.
3. Do czego można zastosować KPI?
KPI pozwalają właścicielom firm oraz menedżerom uzyskać przegląd tego, jak firma – lub dany dział – radzą sobie w określonym czasie. KPI wesprą Cię w monitorowaniu wydajności w wielu obszarach Twojej firmy.
- Monitorowanie kondycji firmy
Mierz tylko to, co istotne – wskaźniki związane z pracownikami (zasoby ludzkie), klientami (satysfakcja klienta), procesami i przychodami (procesy biznesowe, strategia biznesowa). Kiedy wybierzesz odpowiednie KPI dla swojego biznesu, ustal kto będzie odpowiedzialny za utrzymywanie odpowiednich wartości danego wskaźnika (leadership accountability).
- Mierzenie postępów w czasie
Śledź kluczowe wskaźniki wyników, takie jak dochód czy marża brutto itp. Ustalaj cele roczne i kwartalne, a co tydzień monitoruj KPI, by mierzyć postęp w kierunku tych celów. Właściwie ustalone KPI pozwoli Ci odpowiednio mierzyć postępy w realizacji Twoich długoterminowych celów i strategii biznesowej.
- Dokonywanie korekt we właściwym momencie i wykorzystywanie możliwości
Oprócz mierzenia wyników, musisz ustalić wskaźniki, dzięki którym będziesz w stanie dostrzec zanim będzie za późno, czy grozi ci brak realizacji celów. KPI, dzięki temu że są mierzalne i niepodatne na bezpośrednie wpływy, umożliwią Ci utrzymywanie firmy lub danego działu, na właściwym kursie.
- Rozwiązywanie problemów oraz wykorzystywanie możliwości
Identyfikacja odpowiednich KPI w przypadku danego problemu pozwoli Ci go rozwiązać sprawniej i szybciej. Metoda prób i błędów? Zapomnij o niej na dobre. Dzięki monitorowaniu wybranych KPI będziesz w stanie lepiej wykorzystywać nadarzające się okazje biznesowe.
- Analiza wzorców w czasie
Gdy regularnie mierzysz te same KPI, zauważysz pewne wzorce w otrzymywanych danych. Dzięki temu, będziesz mógł lepiej planować pracę zespołów, czy zmiany w strategii. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój monitoring postępów w realizacji celów jest prawidłowy, zawsze uwzględniaj więcej niż jeden KPI z perspektywy finansowej (zysk netto, marża zysku netto, przychód), wewnętrznej perspektywy biznesowej (KPI operacyjne KPI – przychody na pracownika, wykorzystanie mocy produkcyjnych), z perspektywy klienta (NPS, Net Promoter Score, powtarzający się klienci) oraz z perspektywy pracowniczej (NPS pracowników, wskaźnik rotacji).
4. Oprogramowanie do mierzenia KPI
Czy nadzorowanie KPI w firmie jest możliwe bez użycia jakiegokolwiek oprogramowania? Pewnie tak, ale kto chciałby tracić czas na takie rzeczy? Po co pracownik ma ślęczeć przy monitorze i tracić cenne roboczogodziny nad analizą czegoś, co odpowiedni program robi w kilka minut? Jak więc zautomatyzować pracę, by śledzone wskaźniki efektywności KPI rzeczywiście odzwierciedlały kondycję firmy?Zainteresuj się oprogramowaniem do zarządzania wydajnością pracowników, rozwiązań dostępnych na rynku jest sporo. Umożliwiają ono mierzenie, weryfikację i analizę wyników firmy w oparciu o dane, które widnieją w Twoim systemie HRM. Co dokładnie oferuje tego typu oprogramowanie? Sprawdźmy na przykładzie firmy PeopleForce, która od tego roku weszła na rynek polski i środkowoeuropejski. Mają w ofercie moduł, który pozwala dostosować wskaźniki efektywności KPI zależnie od potrzeb firmy i budować harmonogram, by monitorować wskaźniki w czasie. Panel kontrolny umożliwia przypisywanie KPI do osób, działów itp., a pracownicy mogą śledzić osobiste KPI na swoich stronach imiennych. Wszystko to jest wzbogacone o przystępną analitykę. Taka aplikacja będzie Cię skutecznie wspierać w monitoringu efektywności pracowników.
5. Mierzyć, czy wierzyć?
KPI to wszechstronne wskaźniki – od pomiaru finansów, poprzez ocenę produktywności pracowników, aż po status pracy w toku. Można powiedzieć, że to Twoi przewodnicy na drodze do sukcesu w biznesie. Aby ten sukces faktycznie odnieść, pamiętaj o trzech ważnych aspektach w kontekście KPI:
- dostosowuj KPI zależnie od celów, projektów i harmonogramów – nic w mierzeniu nie powinno być ustalone raz na zawsze;
- KPI mierzące produktywność pracowników nie będą zawierały danych na temat morale, bo to nie są twarde dane – jeśli chcesz mieć pełen obraz sytuacji, musisz sięgnąć po wskaźniki inne niż KPI;
- nie próbuj kopiować wyboru KPI od konkurencji – zawsze wybieraj wskaźnik dostosowany do potrzeb swojego biznesu!
Powodzenia w mierzeniu!
