Wiele osób myśli, iż organizacja konferencji to bardzo proste zadanie, które nie wymaga zbyt wielkiego wysiłku. Nie wiedzą one nawet, jak bardzo się mylą. Żeby zorganizować profesjonalną konferencję z której będą zadowoleni zarówno nasi przełożeni, jak i też sami jej uczestnicy, trzeba włożyć naprawdę bardzo wiele starań i pomysłów.

Co zrobić, aby taka konferencja zorganizowana została naprawdę na jak najwyższym poziomie? Pozwólcie Państwo, że poniżej przedstawię sposoby na odniesienie sukcesu
w organizacji takiej konferencji:

1. Wizja – z organizacją konferencji jest troszeczkę tak, jak z wprowadzeniem nowego produktu na rynek. Musimy mieć wizję tego przedsięwzięcia. Jak ono będzie wyglądało? Kiedy się odbędzie i w jakim miejscu? Jaki to będzie temat? Jakie dodatkowe atrakcje możemy zapewnić uczestnikom? Ile osób jesteśmy w stanie zaprosić? Jakie mogą być koszty? Co pozytywnego możemy uzyskać dzięki tej organizacji?

2. Projekt – jeżeli mamy już wizję naszego przedsięwzięcia, to wówczas siadamy do opracowania jego projektu. Projekt musi być ściśle powiązany zarówno z naszą wizją, jak i też naszymi możliwościami. Nie możemy ujmować w nim działań, których nie jesteśmy w stanie zrealizować. W projekcie ustalamy: czas i miejsce konferencji, sposób naboru i ilość uczestników, możliwość ich zakwaterowania oraz cateringu, sposób promocji wydarzenia, wykonanie niezbędnych materiałów szkoleniowych oraz reklamowych, ewentualne dodatkowe atrakcje, wybieramy osoby, które mają wystąpić jako prowadzący i oczywiście ogólny koszt przedsięwzięcia, a także koszty, które muszą pokryć uczestnicy konferencji. No chyba, że będzie to konferencja na zaproszenie i udział w niej będzie całkowicie bezpłatny, ale to już zależy tylko
i wyłącznie od naszych przełożonych. Załącznikiem do projektu będzie nasz budżet.

3. Budżet – to odwieczna bolączka wszystkich, którzy muszą liczyć pieniądze. Tak, organizacja konferencji niestety kosztuje. Musimy liczyć się z tym, że im bardziej prestiżowe ma być te wydarzenie, tym będzie generowało większe koszty.
W budżecie wszystkie koszty wyszczególniamy osobno, jednostkowo, a następnie wszystko sumujemy, co da nam ogólną kwotę. Jeżeli uczestnicy płacą za konferencję, musimy nasz budżet podzielić na wydatki i przychody, wówczas zobaczymy, jak będzie kształtował się wynik finansowy przedsięwzięcia. Warto też poszukać sponsorów tego wydarzenia.

4. Czas i miejsce wydarzenia – wybór czasu wydarzenia nie jest dla nas, aż tak istotny jak jego miejsce. Prestiżowe konferencje odbywają się w odpowiednich centrach, czy też ośrodkach, do tego przystosowanych. Tam też zazwyczaj na miejscu mamy zakwaterowanie dla naszych gości i cały punkt gastronomiczny.

5. Sposób naboru uczestników i promocja wydarzenia – zależy od tematu konferencji i osób, które mają w niej wziąć udział. Jeżeli jest to konferencja na zaproszenia, to je po prostu wysyłamy do osób zaproszonych. Jednakże większość konferencji odbywa się za opłatą, zatem tutaj warto pomyśleć o utworzeniu strony WWW. danej konferencji oraz rozesłać wiadomości mailem np. do firm, centrów medycznych, naukowych itd. Jeżeli chodzi o promocję wydarzenia, to jej istotnym elementem jest Patronat Honorowy (Burmistrza, czy też Prezydenta miasta na przykład), to także informacje w prasie i w lokalnych serwisach informacyjnych.

6. Materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe – tutaj możemy wykorzystać całą gamę pomysłów: oprócz opracowań szkoleniowych (w formie papierowej lub CD) możemy przygotować torby z drobnymi upominkami na przykład.: informator o konferencji (kto prowadzi, program, tematyka), notesy, długopisy, breloki, kubki, folder z atrakcjami turystycznymi miasta w którym odbywa się konferencja . Nie zapominajmy też o oprawie plastycznej: banery informacyjne na zewnątrz i wewnątrz obiektu, loga sponsorów itd.

7. Zakwaterowanie i catering – na organizację konferencji najlepiej wybrać obiekt w którym znajduje się całe zaplecze noclegowo – gastronomiczne na przykład hotel, obecnie hotele dysponują już tego typu salami konferencyjnymi,

8. Sprawy techniczne – po zebraniu kart zgłoszeń, kiedy już pojawią się uczestnicy konferencji trzeba ich zarejestrować, zakwaterować oraz wręczyć identyfikatory, certyfikaty oraz materiały szkoleniowe i promocyjne , a także zadbać o udzielenie informacji na tematy związane z organizacją konferencji, dlatego też ważnym jest, by na czas trwania konferencji utworzyć punkt informacyjny w miejscu, gdzie odbywa się konferencja, wspomnieć należy też o tym, że jeżeli jej otwarcie odbywa się na przykład w sali posiedzeń Urzędu Miasta, to do hotelu, gdzie będzie zorganizowana dalsza jej część, uczestnikom musimy zapewnić transport,

9. Kto miałby poprowadzić konferencję? – prestiż konferencji wzrasta zdecydowanie, gdy konferencję poprowadzi jakiś autorytet w danym środowisku. Dlatego też na przykład jeżeli jest to konferencja medyczna, to warto, by poprowadził ją jakiś znany lekarz. Oczywiście sam program konferencji musi być także ciekawy i zawierać przerwy kawowe i obiadowe.

10. Dodatkowe atrakcje – konferencja nie może być nudna, bo będzie od razu skazana na porażkę i krytykę, dlatego musimy zadbać o atrakcje dla naszych gości na przykład w dzień proponujemy im wycieczkę krajoznawczą po okolicy, przed kolacją korzystanie z dóbr, które oferuje obiekt: basen, siłownia, sauna, kort tenisowy, masaże itd. Wieczorem warto pomyśleć o kolacji połączonej z programem artystycznym i wieczorkiem tanecznym, co będzie doskonałą okazją do zawierania znajomości i odnowienia starych. Pamiętajmy, by w trakcie otwarcia konferencji podziękować oficjalnie Patronom Honorowym i sponsorom (wręczając im na przykład dyplomy, czy też statuetki lub inne gadżety),

11. Podsumowanie działania – po zakończeniu konferencji zostało nam już tylko podziękować jej uczestnikom (wyślijmy do nich na przykład maile z prośbą o ocenę wydarzenia), warto też, by na stronie WWW. naszej konferencji umieścić wszelkie informacje o przebiegu tego zdarzenia oraz zdjęcia. Na koniec przeliczamy budżet i odczytujemy wynik finansowy.

Ostatnim z elementów jest czekanie na decyzję przełożonych, czy zdobędziemy pochwałę, czy też znowu dostaniemy po uszach. Uwierzcie drodzy Państwo, że organizacja konferencji jest niesamowicie trudnym zadaniem, które wymaga zaangażowania i skoordynowanej pracy wielu osób.

Przepis na udaną konferencję dla Twojej firmy opracował Hotel Atut, posiadający w swojej ofercie sale konferencyjne dla firm.