Spotkania naukowe odbywają się w różnych odmianach – od jednodniowych warsztatów skupiających 1-20 osób, po wielodniowe spotkania na dużą skalę z udziałem 1000 lub więcej delegatów, w tym obejmujące sesje, plakaty, wydarzenia społeczne i tak dalej. Kilka poniższych zasad ma na celu zapewnienie wglądu w organizowanie spotkań o dowolnej skali – bez względu na to czy jest to kameralna konferencja w Krakowie czy wielkie wydarzenie w Londynie – te zasady są zawsze aktualne!

Spotkania naukowe są sercem życia zawodowego naukowca, ponieważ stanowią nieocenioną okazję do:

• uczenia się

• nawiązywania kontaktów

• odkrywania nowych pomysłów

Ponadto konferencje powinny być przyjemnymi doświadczeniami, które dodają ekscytujących przerw do zwykłej rutyny w laboratorium. Udział w organizowaniu tych spotkań w późniejszej karierze jest obowiązkiem społeczności. Zaangażowanie w organizację na wczesnym etapie kariery jest cennym doświadczeniem edukacyjnym [Po pierwsze, zapewnia widoczność. Po drugie, jest przydatne do rozwijania podstawowych umiejętności w organizacji, zarządzaniu, pracy zespołowej i odpowiedzialności finansowej, z których wszystkie są przydatne w późniejszej karierze. Mimo to zajmuje dużo czasu, a wyrażenie zgody na zorganizowanie spotkania należy rozważyć w kontekście potrzeby przeprowadzenia badań, a także lekcji zarządzania czasem.

Zasada 1: Nauka jest najważniejsza!

Dobra nauka, przede wszystkim, określa dobre spotkanie – logistyka jest ważna, ale drugorzędna. Zdobądź odpowiednich ludzi, a mianowicie najlepszych w tej dziedzinie i tych, którzy będą najlepsi, a reszta zadba o siebie. Wybierając temat na konferencję, przypisz go do potrzeb grupy docelowej. Upewnij się, że masz wystarczająco szeroki zakres obszarów, nie będąc zbyt ogólnym. Im większa liczba poruszanych tematów, tym bardziej prawdopodobne jest, że przyjdą ludzie, ale im mniej czasu będziesz musiał się skupić na konkretnym temacie. Wschodzące obszary mogą wzbudzić większe zainteresowanie; staraj się włączać je do swojego programu w jak największym stopniu. Niech twoja publiczność zdecyduje się na program poprzez dokumenty, które przedłoży do ogólnego zaproszenia do składania dokumentów. Można to zrobić z szerokimi i atrakcyjnymi obszarami tematycznymi, takimi jak „Nowe trendy w…” lub „Nowe wydarzenia w…”.

Zasada 2: Zostaw sobie dużo czasu na planowanie

Czas planowania powinien wynosić od dziewięciu miesięcy do ponad roku przed konferencją, w zależności od wielkości wydarzenia. Daj dużo czasu, aby wybrać miejsce spotkania, przeglądać i akceptować wnioski naukowe, zorganizować niedrogie / zniżkowe pokoje hotelowe, zarezerwować loty i inne opcje transportu na konferencję. Posiadanie wybitnych prelegentów podczas wydarzenia wymagać będzie również skontaktowania się z nimi kilka miesięcy wcześniej – im bardziej znane nazwisko – tym więcej czasu potrzeba.

Pamiętaj też, że oprócz kosztów związanych z miejscem, dodatkowe wydatki mogą obejmować stypendia podróżne, koszty publikacji w czasopismach oraz nagrody dla wybitnych współpracowników. Wszystkie te kwestie będą określać, jaką cenę wstępu trzeba będzie narzucić uczestnikom wydarzenia.