Biuro księgowe jest niezwykle cennym wsparciem dla każdej firmy. Dobry księgowy nie tylko odpowiada za prowadzenie rachunkowości, ale także pomaga w analizie sytuacji przedsiębiorstwa i staje się jego przedstawicielem w kontaktach z urzędami. Dlatego też istnieje szereg cech, na które koniecznie należy zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z biurem księgowym.
Świadectwo kwalifikacji
Obecnie biuro księgowe nie musi posiadać żadnych specjalnych potwierdzeń, aby świadczyć swoje usługi. Nie da się jednak ukryć, że aby mieć pewność wysokiej jakości współpracy, warto w pierwszej kolejności dowiedzieć się, czy posiada ono (obecnie nieobowiązkowy) Certyfikat Ministerstwa Finansów, uprawniający do świadczenia usług rachunkowych. Jest on formalnym potwierdzeniem odpowiednich zdolności i gwarantuje, że współpraca nie zakończy się błędami i niezadowoleniem.
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
Zgodnie z polskimi przepisami, każde biuro rachunkowe i każdy indywidualnie pracujący księgowy musi posiadać polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej. Jest to niezbędne, aby w razie błędów i niekorzystnego rozwiązania spraw zostało wypłacone ubezpieczenie adekwatne do poniesionych przez firmę strat.
Doświadczenie, wykształcenie i praktyka
Jednymi z najważniejszych cech dobrego księgowego są jego wykształcenie, doświadczenie i praktyka zawodowa. Dlatego warto dokładnie poznać osobę, z którą będziemy współpracować. Nawet jeśli decydujemy się na usługi dużego biura księgowego, najpewniej naszą firmą zajmie się tylko jeden z pracowników, dzięki czemu będzie miał pełen zakres wiedzy na temat naszych potrzeb. Więcej na temat cech dobrego księgowego przeczytasz w artykule: odBiur.pl/dobry-ksiegowy-jakie-cechy-ma-dobra-ksiegowa.php.
Przed rozpoczęciem takiej współpracy warto poznać jego dotychczasowe doświadczenie zawodowe, a także sprawdzić, czy poza standardową edukacją posiada także dodatkowe kursy. Stały rozwój wiedzy jest w pracy księgowego konieczny ze względu na zmieniające się przepisy.
Ochrona danych osobowych
Ze względu na to, że biuro księgowe posiada dostęp do wielu istotnych danych, bardzo ważne jest, aby podchodziło do nich w sposób odpowiedzialny. Dbałość o ochronę danych osobowych powinna być zagwarantowana przez niezbędne procedury, wymagane przez regulacje prawne (GIODO).
Szeroki zakres świadczonych usług
Wybierając biuro księgowe warto zastanowić się, jakiego rodzaju usługi będą nam potrzebne obecnie i w przyszłości. Szeroki zakres zagadnień, jakimi zajmuje się biuro rachunkowe, pozwoli nam na współpracę wyłącznie z jednym specjalistą w zakresie wszystkich zagadnień, jakie wiążą się z naszą firmą. Oznacza to uproszczenie procedur i brak konieczności przekazywania informacji o firmie większej ilości specjalistów z różnych biur.
Jednocześnie im szerszy zakres usług biura księgowego, tym większa szansa na to, że pomoże ono kompleksowo zarządzać firmą. Dlatego wśród ważnych działań należy wymienić:
- prowadzenie rachunkowości w pełnym zakresie (bieżące finanse, faktury, podatki itd);
- obsługę kadrowo-płacową, w tym również ZUS;
- doradztwo podatkowe i prawne z zakresu m.in. prawa podatkowego;
- reprezentowanie klienta w urzędach i przed organami administracji publicznej;
- analizowanie sytuacji finansowej, audyt;
- windykację należności.
Czas oczekiwania i cena usług
Każdy z nas lubi, aby powierzone innym zadania były wykonywane szybko, sprawnie, profesjonalnie i najlepiej za atrakcyjną cenę. W przypadku biur księgowego również warto zwracać uwagę na te cechy. Krótki czas oczekiwania na przeprowadzenie niezbędnych czynności kadrowo-płacowych, księgowych czy też audytów sprawi, że firma będzie mogła lepiej funkcjonować. Równie ważne jest szybkie postępowanie w przypadku sytuacji kryzysowych.
Niemniej istotna jest cena usług. Na tę kwestię wpływ ma wiele czynników, w tym zakres świadczonych usług, wielkość obsługiwanego przedsiębiorstwa (przekładająca się na ilość dokumentów i niezbędnych czynności wykonywanych przez biuro księgowe) czy nawet miasto, w którym przebiegać będzie współpraca. Warto jednak być przygotowanym na to, że cena odzwierciedla jakość usług – czasem lepiej wybrać nieco droższe biuro księgowe, w zamian za co można otrzymać wyższą jakość i lepszą, szybszą współpracę.
Podejście pracowników do klientów
Dobry kontakt z księgową to gwarancja udanej współpracy. Biuro księgowe, które szczyci się dobrą renomą i pozytywnymi opiniami wcześniejszych klientów z całą pewnością stawia na lojalność pracowników oraz ich dobry kontakt z przedsiębiorcami czy ich pracownikami. Dzięki odpowiednim cechom charakteru i uprzejmości możliwe jest osiągnięcie lepszych wyników i długotrwała, owocna współpraca.
Dlatego decydując się na konkretne biuro księgowe warto poznać opinie na jego temat. Będą one najlepszą rekomendacją świadczonych usług.
